L’offboarding è un’efficace tecnica di gestione delle partenze in un’azienda. Questo processo mira a preservare gli interessi dell’azienda e dei dipendenti coinvolti. Diventa importante nel momento in cui un dipendente smette di lavorare in azienda.
La vita di un’istituzione subisce spesso cambiamenti significativi come la partenza di un dipendente. Che si tratti di dimissioni o di pensionamento, questa transizione deve essere gestita con delicatezza per garantire una separazione senza problemi.
Il processo di partenza non è solo una questione amministrativa. Richiede una preparazione specifica che coinvolge diversi soggetti. Quindi, qual è la definizione di offboarding e come completare con successo tutte le sue fasi?
Capire il processo di disimbarco
Ogni partenza in un’azienda è un momento significativo sia per il dipendente che se ne va, sia per l’azienda e gli altri dipendenti che restano. Per questo motivo, attraverso una buona gestione dell’offboarding, l’azienda deve mostrare il proprio rispetto nei confronti di questo dipendente, indipendentemente dalle circostanze.
Definizione del concetto di offboarding
Il termine “offboarding” si riferisce al processo formalizzato che le aziende avviano quando un dipendente lascia volontariamente o involontariamente la propria posizione. Si tratta di una serie di azioni e pratiche umane messe in atto per garantire una partenza serena, organizzata e professionale.
L’implementazione dell’offboarding inizia non appena il dipendente annuncia la sua partenza. Include la preparazione alla partenza, la comunicazione interna sul cambiamento, la protezione delle informazioni riservate e altro ancora.
Vale la pena ricordare che ognuno di questi elementi svolge un ruolo essenziale nel mantenimento dell’integrità dell’azienda. Inoltre, hanno lo scopo di promuovere buone relazioni con i membri del personale in partenza.
Perché l’offboarding è importante?
Dare la priorità all’offboarding significa investire risorse in una strategia di licenziamento ben studiata, a vantaggio del marchio aziendale. Questo approccio aiuta anche a evitare potenziali problemi legali derivanti da una cessazione illegittima del rapporto di lavoro.
L’offboarding è importante anche perché favorisce il trasferimento di conoscenze dai dipendenti in uscita ai team rimanenti. Aiuta a:
- Integrare facilmente un nuovo dipendente;
- Proteggi la cultura aziendale;
- Proteggere le informazioni riservate degli stakeholder;
- Mantenere rapporti sani con gli ex dipendenti.
I vantaggi di un processo di offboarding ben pianificato
In un contesto in cui le aziende faticano a trovare talenti, l’offboarding può essere utilizzato come strategia di reclutamento. Allo stesso modo, se eseguito con successo, questo processo può essere vantaggioso sia per le aziende che per le persone in transizione.
Vantaggi per l’azienda
L’implementazione dell’offboarding permette alle aziende di mitigare i rischi di tensioni e conflitti che possono sorgere durante questi periodi critici. È utile per creare un ambiente sano, promuovere il rispetto reciproco e rafforzare la fiducia e la motivazione dei dipendenti.
Inoltre, il processo di partenza promuove un’immagine positiva dell’azienda. Questa buona esperienza può influenzare la percezione dei potenziali clienti o dei futuri talenti. Può anche incoraggiare l’ex dipendente a rimanere un ambasciatore all’interno della sua rete.
La partenza di un dipendente è anche una buona occasione per condurre un’indagine sulla soddisfazione del team. Questo approccio aiuta a identificare potenziali problemi e ad anticipare le partenze. Pertanto, l’offboarding è una buona strategia per ridurre il turnover in azienda.
Benefici per il dipendente in partenza
Lasciare un lavoro, per qualsiasi motivo, può diventare rapidamente difficile per il dipendente. Di fronte a questo sconvolgimento, un offboarding ben eseguito facilita la transizione. Il supporto permette al dipendente di sentirsi rispettato, valorizzato e sostenuto al termine del suo ciclo di vita all’interno dell’azienda.
L’offboarding può anche essere un’opportunità per il dipendente di mantenere la propria rete di contatti e migliorare il proprio profilo professionale. Lasciare il lavoro in buone condizioni può incoraggiare il datore di lavoro a raccomandare il suo ex dipendente o addirittura a offrirgli incarichi occasionali.
I passi da seguire per una gestione ottimale delle partenze
Mentre le buone pratiche aggiungono valore alla definizione di offboarding, una gestione ottimale delle partenze richiede un’attenta pianificazione. La sua esecuzione prevede diverse fasi e richiede l’intervento di diversi soggetti interessati, ciascuno in un momento specifico.
Preparare la partenza del dipendente
Il primo passo è preparare un incontro con il dipendente. In questa sede dovrai scegliere la data di partenza, pianificare il passaggio di consegne e organizzare un momento di saluto in onore del dipendente in partenza.
Queste azioni rafforzano il tuo impegno per il successo dell’offboarding e la tua volontà di mantenere un rapporto positivo, fondamentale per il futuro. Prenditi il tempo necessario per instaurare un clima di fiducia e rispetto reciproco, ascoltando le esigenze del tuo futuro ex dipendente.
Comunicare internamente la partenza
È molto importante informare gli altri dipendenti della partenza del loro collega. Questo aiuta a controllare l’impatto sul morale dei team rimasti. Dovrai scegliere un canale di comunicazione appropriato, come un’e-mail generale o una riunione.
È anche l’occasione ideale per menzionare i successi del dipendente che se ne va e ricordare agli altri la solidarietà che dovrebbe prevalere in queste circostanze. Sii il più chiaro possibile sui motivi della partenza senza rivelare informazioni riservate.
Gestione dell’aspetto amministrativo
Una volta informati gli stakeholder, il passo successivo è la gestione degli aspetti amministrativi. Che si tratti di revocare i diritti di accesso ai locali o di effettuare il pagamento dell’ultimo stipendio, presta particolare attenzione a queste formalità nel rispetto delle procedure interne e della legislazione.
Gestisci ogni fase in modo meticoloso, fornendo documenti tangibili che possano essere rivisti in seguito. Puoi chiedere l’assistenza del tuo dipartimento di risorse umane per garantire una gestione efficace di queste questioni amministrative.
Conduzione di un colloquio di uscita
Programmare un colloquio di uscita con il dipendente al termine del contratto è un’altra fase del processo di offboarding. Si tratta di raccogliere informazioni sulla mobilità interna, sulla progressione di carriera del dipendente e sui potenziali miglioramenti all’interno della tua organizzazione.
Crea un ambiente di discussione aperto e trasparente che garantisca l’assoluta riservatezza delle informazioni scambiate. Concludi il colloquio con una nota positiva, ringraziando il dipendente per i risultati ottenuti e augurandogli buona fortuna per le sue imprese future.
Considerare la sicurezza informatica
La sicurezza dei dati e la protezione delle informazioni riservate sono aspetti importanti nell’onboarding e nell’offboarding. Questa fase consiste nell’informare il dipendente dei suoi obblighi di riservatezza in merito alle informazioni condivise durante la sua permanenza in azienda.
È anche il momento di sospendere l’accesso a tutte le risorse aziendali, cambiare le password e fare il backup dei documenti sensibili. Per assicurarti che le procedure siano eseguite secondo gli standard attuali, considera la possibilità di richiedere l’assistenza del reparto IT.
Gestire i casi speciali di fuoriuscita dal lavoro
Alcune situazioni possono richiedere approcci di offboarding completamente diversi. Questi casi specifici riguardano generalmente richieste di pensionamento, licenziamenti e dimissioni.
Caso di pensionamento
Nel contesto della fine della carriera, le aziende sono incoraggiate a valorizzare il talento e gli anni di servizio dei senior, in particolare dimostrando loro apprezzamento. A tal fine, non c’è niente di meglio di una calorosa cerimonia di addio con testimonianze scritte o video.
Puoi anche offrire al pensionato l’opportunità di continuare a svolgere attività di volontariato o di assumere un ruolo di consulenza. Questi piccoli gesti aiutano a rafforzare l’attaccamento del pensionato alla sua ex azienda.
Disintegrazione in caso di licenziamento
I licenziamenti devono essere gestiti con tatto e diplomazia. Si inizia con un colloquio preliminare con il dipendente interessato, in presenza di un testimone. In questo modo si dà la possibilità a tutte le parti di esprimersi liberamente sui motivi del licenziamento.
In caso di licenziamento, il processo di offboarding lascia il tempo di prendere in considerazione una riassegnazione o di trovare possibili alternative alla partenza. Se dopo un’attenta valutazione il licenziamento si rivela inevitabile, mostra empatia nei confronti del dipendente e informalo delle opzioni a sua disposizione.
Caso di dimissioni
In questo caso, il datore di lavoro deve capire le motivazioni e le aspettative dei dipendenti. In altre parole, si tratta di identificare i fattori che hanno scatenato le partenze. Dovresti prendere in considerazione la possibilità di organizzare un incontro di riparazione per dimostrare la tua volontà di migliorare la situazione e trattenere i dipendenti.
Puoi anche considerare la possibilità di riassegnare il dipendente a posizioni interne che corrispondano meglio alle sue aspirazioni e competenze. Se il dipendente decide comunque di andarsene, non dimenticare di ringraziarlo e di augurargli buona fortuna per le sue imprese future.
Cosa ricordare di una buona gestione dell’offboarding?
L’offboarding consente alle aziende di gestire le partenze dei dipendenti nel modo più fluido e professionale possibile. Questo metodo riduce al minimo i conflitti interni, sviluppa relazioni durature e offre l’opportunità di apportare miglioramenti all’interno dell’azienda.
Per godere dei suoi benefici, presta attenzione alla preparazione, alla comunicazione, all’amministrazione, ai colloqui e alle misure di sicurezza informatica. Ricorda che un offboarding efficace rafforza l’immagine e la cultura dell’azienda.
