L’esperienza dei dipendenti è una sfida importante per le aziende che cercano di attrarre e trattenere i talenti.
A questo proposito, l’integrazione di un sistema informativo per le risorse umane (HRIS) non si limita all’automazione dei processi o alla gestione delle attività amministrative.
Un HRIS ad alte prestazioni ha un impatto notevole sul miglioramento dell’esperienza dei dipendenti, fornendo soluzioni pratiche e innovative.
Inoltre, i moderni HRIS possono essere facilmente integrati con soluzioni di valutazione dei candidati come AssessFirst, consentendo una gestione più fluida ed efficiente del ciclo di vita dei dipendenti, fin dal processo di assunzione.
1. Facilitare l’inserimento di nuovi talenti
L’onboarding, o integrazione dei nuovi talenti, è un approccio che determina il successo di un dipendente all’interno di un’azienda.
Un HRIS ben progettato trasforma questa fase in un’esperienza positiva e motivante.
Centralizzazione di informazioni e documenti
Che cos’è un sistema HRIS? Un sistema HRIS permette di centralizzare tutte le informazioni necessarie all’inserimento dei nuovi dipendenti.
I documenti essenziali, come i contratti di lavoro, le politiche aziendali e le informazioni sui benefit, sono facilmente accessibili online.
Ciò significa che i nuovi dipendenti hanno la possibilità di familiarizzare con tutte le informazioni importanti già prima del loro primo giorno di lavoro.
Questo riduce lo stress associato all’ingresso in una nuova organizzazione.
Automatizzare le attività amministrative
Il sistema HRIS consente di automatizzare facilmente molte delle attività amministrative legate all’onboarding.
Ad esempio, la creazione di account utente, l’assegnazione di attrezzature (come computer e telefoni) e la configurazione dell’accesso a diversi software e piattaforme sono tutti gestiti automaticamente.
La soluzione garantisce che tutto sia pronto per il nuovo dipendente fin dal primo giorno.
In questo modo il nuovo dipendente può concentrarsi sul proprio lavoro e sull’integrazione nel team.
Assistenza personalizzata
Un buon sistema HRIS fornisce strumenti per monitorare e supportare il nuovo dipendente durante questo periodo critico.
In effetti, devi creare delle liste di controllo personalizzate per assicurarti che ogni fase dell’inserimento venga seguita.
I manager e i responsabili delle risorse umane possono ricevere notifiche per organizzare incontri di follow-up, sessioni di formazione o feedback regolari, in modo da essere sicuri di fornire un supporto di qualità.
Coinvolgimento e interazione
Il sistema HRIS incoraggia il coinvolgimento e l’interazione tra i nuovi dipendenti e i loro colleghi.
Ad esempio, le piattaforme social integrate nel sistema possono essere utilizzate per creare gruppi di discussione, forum o aree di condivisione delle conoscenze.
Questi strumenti incoraggiano i nuovi dipendenti a fare domande, a scambiare idee con i loro colleghi e a inserirsi rapidamente nella cultura aziendale.
Inoltre, possono partecipare a programmi di mentoring in cui i dipendenti esperti li guidano nel processo di integrazione.
Sviluppo all’interno dell’azienda
Infine, il sistema HRIS può integrare moduli di formazione specifici per i nuovi dipendenti.
Questi possono includere video introduttivi, corsi online o quiz per valutare la comprensione delle politiche e delle procedure aziendali.
2. Semplificare le procedure amministrative
La gestione delle procedure amministrative è percepita come un compito noioso e lungo per i dipendenti.
Tuttavia, un HRIS ben implementato alleggerisce notevolmente questo peso, grazie a soluzioni digitali che rendono questi processi più fluidi ed efficienti.
Con una soluzione di questo tipo, i dipendenti possono accedere ai loro documenti amministrativi in modo autonomo e istantaneo, senza dover seguire procedure complesse o aspettare le risposte del dipartimento HR.
Facciamo un esempio.
È molto più facile consultare le buste paga, gestire le richieste di ferie o aggiornare i dati personali direttamente online, attraverso un’interfaccia facile e sicura.
Il risultato è un’autonomia ottimale che fa risparmiare tempo e migliora la soddisfazione dei dipendenti grazie a una maggiore trasparenza e all’accesso diretto ai loro dati.
Inoltre, un HRIS può automatizzare molte attività amministrative che prima venivano svolte manualmente.
La digitalizzazione e l’automazione di processi come la gestione delle assenze, la convalida dei permessi e la dichiarazione degli straordinari riducono non solo gli errori umani, ma anche i tempi di elaborazione.
In questo modo, i team delle risorse umane possono concentrarsi su attività a maggior valore aggiunto, come lo sviluppo dei talenti e la pianificazione strategica.
Tuttavia, semplificare le procedure amministrative non significa solo ridurre le attività manuali.
Comprende anche l’integrazione di processi conformi alle normative vigenti.
In altre parole, un sistema HRIS può garantire che tutte le operazioni siano svolte nel rispetto delle leggi sul lavoro e delle politiche aziendali interne.
Ad esempio, puoi configurare la gestione delle ferie in modo da rispettare automaticamente le normative locali, i contratti collettivi e gli accordi aziendali.
In altre parole, la soluzione riduce il rischio di non conformità e protegge sia i datori di lavoro che i dipendenti.
Inoltre, con un HRIS, tutte le interazioni e le modifiche ai dati dei dipendenti sono registrate e accessibili in qualsiasi momento.
In questo modo hai una storia completa e trasparente delle procedure amministrative.
Di conseguenza, sarà più facile effettuare audit interni ed esterni.
3. Creazione di percorsi formativi personalizzati
La formazione continua è essenziale per i dipendenti per sviluppare le loro competenze e progredire nella loro carriera.
Il sistema HRIS ti offre l’opportunità di stabilire percorsi formativi personalizzati, adattati alle esigenze e alle aspirazioni di ciascun dipendente.
Puoi impostare il sistema in modo da consigliare moduli di formazione pertinenti e pianificare sessioni di sviluppo analizzando le competenze attuali e gli obiettivi di carriera.
Questo aumenterà sicuramente l’impegno dei dipendenti, che sapranno che l’azienda sta investendo nella loro crescita professionale.
4. Migliorare il monitoraggio dell’orario di lavoro
Un HRIS efficace ti consentirà anche di monitorare e analizzare con precisione le ore lavorate, in modo da gestire in modo più efficace orari e progetti.
Ma come?
Puoi invitare i tuoi dipendenti a registrare le loro ore di lavoro, a consultare gli straordinari e a pianificare i periodi di riposo in modo indipendente.
Come manager, avrai una visibilità totale dei carichi di lavoro e la possibilità di anticipare il fabbisogno di risorse.
Il risultato è un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata, un fattore chiave per un’esperienza positiva dei dipendenti.
