Sei un responsabile delle risorse umane e sei stufo di perdere tempo ogni giorno? Ripeti sempre gli stessi compiti e la gestione delle risorse umane ti porta via una quantità enorme di tempo? 🤯
Dopo il COVID, i dipartimenti HR sono diventati ancora più sovraccarichi di lavoro, perché sono tristemente sotto organico. Ecco perché abbiamo raccolto una serie di esperienze sulle risorse umane da parte di diversi esperti per aiutarti a risparmiare 2 ore al giorno nella gestione delle risorse umane!
Sei pronto a fare 5 settimane di lavoro in 4 ? 😏
Risparmia 2 ore al giorno su…
GPEC e mobilità :
👉 Quadro delle competenze :
Al giorno d’oggi, il modello classico prevede che le Risorse Umane prendano le mansioni descritte dai manager (se non le hanno scritte loro stessi, o se il manager le ha trovate su Google!) ed elenchino tutte le competenze associate alla mansione. Si tratta di un compito non solo enorme, ma anche particolarmente soggettivo!
Il modo migliore per scoprire quali sono le competenze comuni alle diverse professioni della tua azienda è valutarle in modo oggettivo:
– Uno strumento di valutazione può chiaramente aiutarti a farlo in modo molto rapido.
– Ma se sei a corto di budget, c’è un esercizio facile e veloce che può aiutarti a individuare i criteri giusti: gli incidenti critici (a un manager di linea viene chiesto di indicare un comportamento di successo o di insuccesso sul lavoro).
👉 Percorsi di mobilità :
Troppo spesso il processo di mobilità è una reazione a una richiesta. Di conseguenza, ci facciamo prendere dal panico, pensando che se non agiamo in fretta perderemo un dipendente, e cerchiamo di trovargli un lavoro in tempi brevi, ma questo richiede molto tempo ed energia da parte di un reparto Risorse Umane che ne farà la sua nuova priorità. Se fosse stato elaborato in anticipo un processo (un po’ come un modello: le persone da contattare a seconda del lavoro, i contatti e le fasi del processo, ecc.
L “idea, per risparmiare tempo, è quella di anticipare, e per anticipare intendiamo identificare il potenziale prima che l” azienda lo richieda o ne abbia bisogno. Per farlo, puoi semplicemente utilizzare le recensioni del potenziale o delle persone, ma anche strumenti di valutazione come AssessFirst.
👉 Formazione e assistenza ai dipendenti:
In genere perdiamo molto tempo a “creare percorsi di formazione che accompagnino i percorsi di mobilità”.
Purtroppo i corsi di formazione faccia a faccia sono di qualità inferiore e non sono necessariamente adattati all’attività di una specifica azienda.
Se 1/utilizzi strumenti di valutazione, puoi conoscere meglio i tuoi dipendenti ed evitare di offrire una formazione generale inutile (ad esempio una formazione manageriale quando i tuoi manager non sono tutti dello stesso livello).
2/ Non esitare a innovare, soprattutto per quanto riguarda l “autoformazione dei dipendenti: sanno su cosa devono lavorare e quando vengono lanciati nuovi strumenti di formazione sul mercato. Puoi quindi mettere insieme non solo una libreria di contenuti digitali (podcast, video, conferenze, articoli, webinar, sul tema che preferisci) ma anche librerie di corsi di formazione esterni (che possono essere utilizzati con l” OPCO o anche con il CPF, il budget, ecc). Lo strumento COACHZOLA ti permette di risparmiare tempo prezioso, perché tutto è in un unico posto!
👉 Recensione persone :
Preparare le valutazioni delle persone richiede tempo (devi analizzare i dati che hai per ogni team, i feedback dei colloqui, i feedback sul campo, la loro retribuzione passata e lo sforzo che sono in grado di fare in relazione ai dati dell’azienda).
Ma non finisce qui! 😆
Perché dobbiamo anche partecipare alle valutazioni delle persone, che sono ancora più eccitanti! È una discussione infinita e spesso soggettiva tra i manager e le risorse umane per scoprire chi sono i potenziali dipendenti di domani.
È bene avere questo tipo di scambio all’interno dell’azienda, soprattutto nell’ottica di anticipare la mobilità futura, ma ti consigliamo di farlo con strumenti che ti semplifichino la vita!
- Dematerializzare le interviste con Javelo o 15 cinque (se non hai il budget necessario puoi iniziare utilizzando un foglio di calcolo xls)
- Non basarti solo sulle impressioni soggettive condivise, ma sui dati oggettivi della personalità (adattamento all’azienda, al team, ecc.) e sui risultati ottenuti.
Reclutamento
👉 Feedback dei manager e “meetingitis” : piuttosto che fare riunioni e dibattiti di persona alla fine di ogni colloquio con un nuovo membro del processo, opta per una comunicazione scritta e asincrona.
Impostando delle griglie di valutazione (preparate e convalidate in precedenza, su Excel o su un ATS a seconda delle tue risorse), ogni manager può indicare chiaramente, tramite note o elementi colorati, se è soddisfatto o meno del colloquio su ogni criterio. A colpo d’occhio, saprai già se devi far avanzare o meno il tuo candidato nel processo.
👉 Tempo speso a selezionare i CV e poi a fare una lista ristretta al telefono: utilizzando uno strumento di valutazione (AssessFirst per esempio 😇 ) puoi:
✨ smettere di perdere una quantità enorme di tempo a selezionare i CV
✨ condurre un primo colloquio con le risorse umane solo con i candidati che corrispondono alla mansione per cui li stai reclutando, alla cultura aziendale e persino al manager con cui lavoreranno!
Ti garantiamo che risparmierai un’enorme quantità di tempo nella gestione delle risorse umane! 🚀
Come bonus aggiuntivo, puoi anche integrare questo tipo di strumento direttamente nel tuo ATS, in modo da poter vedere il tasso di corrispondenza per ogni profilo di candidato!
👉 Il tempo trascorso nei colloqui: un consiglio che potrebbe non essere universalmente accettato. Ma molti reclutatori/responsabili delle risorse umane ora fanno colloqui ai loro manager. 1 ora x più volte alla settimana è un sacco di tempo, per non parlare delle pre-qualifiche e della montagna di lavoro che devi fare dopo.
Perché non lasciare che siano i tuoi manager a prendere in mano la situazione?
Non da un giorno all “altro, ovviamente. Dovrai sostenerli durante la transizione e, soprattutto, formarli e strutturare i colloqui. Una volta che avrai stabilito che tu e il manager siete sulla stessa lunghezza d” onda alla fine di un colloquio, potrai passare le consegne e dedicare tutto il tempo a fare altro!
👉 Programmare i colloqui con i tuoi candidati: trovare una fascia oraria che vada bene a tutti può richiedere molto tempo, comportando un inutile tira e molla che a volte può richiedere anche diversi giorni se il candidato non è molto disponibile.
L “opzione più semplice è quella di dare al candidato l” accesso alla tua agenda (a orari prestabiliti) utilizzando uno strumento gratuito come calendly (questo è possibile anche utilizzando un ATS o un CRM, ma non tutti hanno a disposizione uno strumento a pagamento) in modo che possa scegliere la fascia oraria ed evitare di perdere tempo. 🙏
Ps: se non hai il budget per un ATS e non vuoi gestire le tue candidature manualmente… Non importa!
Devi sapere che esistono strumenti che sono fondamentalmente strumenti di prospezione delle vendite, ma che possono essere utilizzati anche per inviare inviti, messaggi LinkedIn o email di massa. Tra questi ci sono walaxy e lemlist.
Onboarding
👉 Programma duplicabile: con ogni nuovo arrivo, c’è un nucleo comune di informazioni e contenuti da trasmettere.
Che probabilmente deve essere ripetuto a mano ogni volta.
Sì, altrimenti non è divertente! È lungo, molto lungo.
L “ideale sarebbe dedicargli un po” di tempo una volta sola: crea una gigantesca lista di cose da fare (coinvolgendo il team OPS, i manager, le risorse umane e il nuovo arrivato)! In questa lista di cose da fare puoi includere le cose da fare, ma anche il loro programma, i contenuti da leggere o da guardare.
Beh, è perfettamente possibile!
Utilizziamo Notion da quando siamo passati al telelavoro completo per centralizzare tutto. 😇
Puoi crearlo su Trello per la versione gratuita, oppure su Notion, Wonderwerk, ecc.
Wonderwerk = possibilità di assegnare compiti da svolgere, assegnare articoli da leggere, effettuare valutazioni come la registrazione di un video, convalidare le competenze man mano che si procede e vedere i progressi dei dipendenti attraverso l’onboarding.
Risorse umane e amministrazione legale :
👉 Promemoria automatico: che si tratti di creare un account all’arrivo di un nuovo dipendente, di iscriversi a un programma di assicurazione sanitaria, di fissare un appuntamento con il dipartimento di medicina del lavoro o di avvisare il manager un mese prima della fine del rapporto…
La professione delle risorse umane è spesso una questione di dettagli: quelli che hai sempre paura di dimenticare e quelli che tendi ad aggiungere alla tua lista di cose da fare per OGNI dipendente.
Tuttavia, oggi sono disponibili strumenti che ti permettono di creare modelli per un’attività e creare un promemoria automatico con tempistiche precise: mi vengono in mente la versione gratuita di Zapier o HeyAxel.
👉 Documenti amministrativi: Esistono strumenti per la dematerializzazione di tutti i documenti amministrativi, come Lucca, che ti permette di dematerializzare il fascicolo del dipendente in modo che possa aggiornarlo da solo modificando i documenti.
👉 Assicurazione mutualistica : L’assicurazione mutualistica è un argomento complesso e vago sia per le Risorse Umane che per i dipendenti!
Oggi esistono strumenti/intermediari che semplificano l’utilizzo (per i dipendenti) e la registrazione (per le Risorse Umane)!
In particolare Hoggo o Alan (= interfaccia 100% digitale in cui puoi inserire direttamente le fatture e scoprire il livello di rimborso: addio griglia illeggibile dell’assicurazione mutualistica 😎 ).
👉 Gestione dei viaggi d’affari:
Tra il monitoraggio di budget, treni, hotel, aerei, cancellazioni, ritardi… 🤯
Quando si tratta di organizzare un viaggio di lavoro di un dipendente, il reparto Risorse Umane di una piccola azienda è spesso il primo interlocutore.
È lungo, richiede tempo e c’è sempre una brutta sorpresa da affrontare. Pensi “Oh, se solo esistesse uno strumento che permettesse ai dipendenti di essere indipendenti nelle loro prenotazioni, ma con un controllo/convalida del budget per evitare qualsiasi eccesso”…
Sì, sì, sento il profumo dell’esperienza! 😆
L’abbiamo scoperto: è il supertripper. 👇
👉 Legale: in generale, il lavoro legale richiede molto tempo, soprattutto se non hai un master in diritto del lavoro…
Le persone hanno paura di sbagliare e un errore può essere molto costoso per l’azienda. Naturalmente non possiamo darti uno “strumento” che concluda il tuo periodo di prova al posto tuo. 🤓
Tuttavia, ecco un piccolo suggerimento interessante: esistono organizzazioni come La cité des entreprises (con sede a Lille, ma chiedi in giro, probabilmente le troverai anche altrove) a cui puoi aderire per ottenere un supporto legale qualificato !
✨ In altre parole, ci sono avvocati a disposizione, ognuno con una propria specializzazione! Ad esempio, possono fornirti lettere standard per ogni situazione. Possono anche aiutarti in progetti importanti come la creazione di organismi di rappresentanza dei dipendenti.
Ps: se non hai il budget necessario, consulta il sindacato per il tuo contratto collettivo (ad esempio lo SNARR per il settore della ristorazione), che ha un servizio a disposizione per rispondere a qualsiasi domanda “legale”.
In generale:
👉 Siamo pragmatici!
Cosa occupa più tempo in una settimana di lavoro delle Risorse Umane… E cioè? Sì, le riunioni, senza uno scopo ben definito. Non solo richiede tempo, ma è anche un vincolo.
💡 Dare la preferenza alla comunicazione scritta (ad esempio tramite Notion) per gli argomenti che non richiedono 5 persone intorno al tavolo.
💡 Il nostro secondo e ultimo consiglio è quello di formare il più possibile i tuoi manager. I manager con poca formazione e che non hanno imparato le cose basilari (colloqui, ferie, cessazione del rapporto di lavoro, ecc.
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