Onboarding ist der Prozess, durch den neue Mitarbeiter begrüßt und in ein Team integriert werden. Es gibt viele Gründe, warum Onboarding wichtig ist, und immer mehr Unternehmen werden sich der Bedeutung der Integration und Unterstützung neuer Mitarbeiter bewusst, aber viele haben immer noch Schwierigkeiten, die richtigen Kombinationen zu finden, um den Prozess erfolgreich zu gestalten.
Dieser Leitfaden enthält alle Elemente, die bei der Entwicklung eines effektiven Onboarding-Prozesses in einem Unternehmen zu berücksichtigen sind, der hält, was er verspricht.
Was ist Onboarding und was ist sein Zweck?
Es ist schwierig, eine einheitliche Definition von Onboarding zu finden. In Wirklichkeit ist es Sache jedes HR-Teams, den Prozess so zu personalisieren, dass er die Besonderheiten und die Vision des Unternehmens berücksichtigt. Es ist jedoch möglich, den allgemeinen Ansatz zu beschreiben, der diese Integrationstechnik unterstützt.
Definition von Onboarding
Im HR-Jargon bedeutet der Begriff „Onboarding“ „Einschiffung“ oder „Integration“. Er entspricht oft der Probezeit des neuen Mitarbeiters und markiert den Beginn seiner Erfahrung als Mitarbeiter des Unternehmens.
Das Onboarding wird jedoch manchmal vom Begriff der Integration getrennt, da das Konzept neben der einfachen Eingliederung des neuen Mitarbeiters in das bestehende Team auch die Einführung einer Methodik und die Verwendung spezieller Tools impliziert.
Daher ist es genauer, Onboarding als eine Reise oder eine Reihe von gut organisierten Abläufen rund um mehrere Schlüsselpunkte zu definieren.
Verstehen des Onboarding-Prozesses
Aus den obigen Ausführungen geht hervor, dass der Onboarding-Prozess den strukturierten Ansatz darstellt, mit dem das Unternehmen neue Mitarbeiter willkommen heißt und ihre Eingliederung in die Teams erleichtert. Es ist die Einführung des neuen Mitarbeiters in seine Rolle und in das gesamte Unternehmen.
Der Prozess wird durch die verschiedenen Phasen definiert, die jeder Rekrut durchlaufen muss, um effektiv einsatzfähig zu werden. Er kann als eine Art Agenda für die ersten Arbeitstage mit Schlüsselmomenten, wesentlichen Informationen und wichtigen Aufgaben verstanden werden.
Der Onboarding-Prozess bietet Mitarbeitern die Möglichkeit, Schulungen, Besprechungen und Treffen, die in den kommenden Wochen oder Monaten stattfinden werden, zu planen und vorzubereiten. Es handelt sich also um eine Referenz für Informationen.
Was ist der Zweck der Integration neuer Mitarbeiter?
Bevor wir die Vorteile einer gut durchgeführten Integration für ein Unternehmen vorstellen, sollten wir uns mit ihrem Zweck befassen. Die Integration kann als Schlüsselelement bei der Optimierung eines wirkungsvollen Rekrutierungsprozesses betrachtet werden.
Onboarding unterstützt die Rekrutierung und sichert deren Ergebnisse. Es verringert das Risiko, dass der neue Mitarbeiter nach dem ersten Jahr wieder geht, und spart dem Unternehmen so Tausende von Pfund.
Darüber hinaus ist der Prozess der Mitarbeiterintegration der Personalbeschaffung vorgeschaltet, da er dazu beiträgt, ein Markenimage zu schaffen, das zweifellos potenzielle Kandidaten anziehen wird.
Ein Unternehmen, das seinen Integrationsplan für neue Mitarbeiter hervorhebt, zeigt auch zukünftigen Talenten, dass es sich um sie kümmert.
Wenn Sie sich auf eine freie Stelle bewerben, werden die Kandidaten zuversichtlicher sein, was ihre Zukunft im Unternehmen angeht, wenn der Einarbeitungsplan in der Stellenanzeige dargelegt wird. Das steigert die Motivation und das Interesse der Kandidaten.
Was sind die Vorteile einer effektiven Integration?
Wenn ein Integrationsplan gut formuliert und umgesetzt wird, bietet er dem Unternehmen mehrere langfristige Vorteile.
Diese sind vielfältig und betreffen nicht nur die Mitarbeiter, an die sie gerichtet sind, sondern auch die gesamte Struktur. Hier sind drei Vorteile, die ein erfolgreicher Onboarding-Prozess mit sich bringt.
Aufbau einer positiven Unternehmenskultur
Der Begriff Unternehmenskultur bezieht sich auf eine Reihe von Praktiken, Normen, Werten und Idealen, die innerhalb einer Organisation geteilt werden.
Wenn der Onboarding-Prozess effektiv ist, kann das Unternehmen eine positive Kultur aufbauen, in der sich die Mitarbeiter unterstützt, geschätzt, erfüllt und engagiert fühlen.
Aber wie kann die Integration neuer Mitarbeiter diese Wirkung haben? Um einen Prozess zu implementieren, der diesen Namen auch verdient, müssen Sie den Mitarbeitern die Werte Ihres Unternehmens sowie die Normen in Bezug auf Zugehörigkeit, Vielfalt und Integration vermitteln.
Sie sollten auch eine Atmosphäre des Vertrauens schaffen, die durch konstruktives und respektvolles Feedback genährt wird.
Wenn Sie auf diese Weise vorgehen, um die Integration eines neuen Mitarbeiters zu erleichtern, werden Sie unweigerlich eine positive Kultur aufbauen, die für alle Beteiligten von Vorteil ist und eine nachhaltige Wirkung hat.
Bekämpfung des Hochstaplersyndroms
Man sagt, ein Mitarbeiter leidet unter dem Hochstapler-Syndrom, wenn er an seinen Fähigkeiten zweifelt, das Gefühl hat, seine Position nicht zu verdienen, oder glaubt, nicht talentiert genug zu sein, um Teil eines bestimmten Teams zu sein.
Dieses Syndrom kann zu einem Verlust des Selbstbewusstseins, zu Ablehnung durch andere und schließlich zu einem Burnout führen, der in Resignation oder Entlassung münden kann.
Glücklicherweise ist das Unternehmen verpflichtet, dem neuen Mitarbeiter im Integrationsplan klare kurz-, mittel- und langfristige Ziele vorzugeben.
Mit diesen Anweisungen ausgestattet, ist der neue Mitarbeiter nicht mehr verloren und zweifelt nicht an seiner Nützlichkeit im Team. Die Zuweisung eines Mentors ist auch eine positive Maßnahme, die Mitarbeiter ermutigt, ihren Platz im Unternehmen zu finden.
Lernmöglichkeiten für neue Mitarbeiter
Eine effektive Integration bietet neuen Mitarbeitern mehrere Lernmöglichkeiten. Das Unternehmen wendet mehrere Wochen für die Schulung und Information der Mitarbeiter auf, um ihnen Zeit zu geben, sich mit ihrer neuen Umgebung und den geltenden Regeln vertraut zu machen.
Einige Unternehmen gewähren den neuen Mitarbeitern sogar unstrukturierte Zeit (außerhalb der Ausbildung), die sie nutzen können, um ihr Wissen durch Dokumentation (Lesen von Notizen und Dokumenten, die von den Vorgesetzten zur Verfügung gestellt werden) zu erweitern und ihren neuen Arbeitsplatz zu erkunden.
All diese Möglichkeiten, die neuen Mitarbeitern geboten werden, ermöglichen es ihnen, mehr über die Funktionsweise des Unternehmens zu erfahren, sich zurechtzufinden und sich darauf vorzubereiten, Projekte effektiv anzugehen.
Warum ist Onboarding bei der Personalbeschaffung wichtig?
Das Konzept des Onboarding wirkt sich zwar auf alle Aktivitäten des Unternehmens aus, aber seine Vorteile sind zweifellos eher im Einstellungsprozess zu spüren.
Einige betrachten sie sogar als letzte Phase dieses Prozesses, während andere sie als erste betrachten. Letztere sind der Meinung, dass die richtige Integration neuer Mitarbeiter für die Suche nach neuen Talenten unerlässlich ist.
Reduziert die Mitarbeiterfluktuation
Eine Umfrage von Robert Half zeigt, dass jeder zweite Arbeitnehmer im ersten Monat seines Arbeitsverhältnisses über eine Kündigung nachdenkt. Als Grund für dieses Gefühl wird u.a. eine schlechte Begrüßung genannt, die zu einem Vertrauensverlust und dann zu Fluktuation führt.
Dies ist eine nachteilige Situation, denn sie ist für das Unternehmen kostspielig. Es ist wichtig zu wissen, dass das Ersetzen von Mitarbeitern, vor allem außerhalb der traditionellen Personalbeschaffung, zwischen 30 % und 400 % des Jahresgehalts kostet. Durch Onboarding reduzieren Unternehmen die Fluktuation, indem sie die Begrüßung der neuen Mitarbeiter verbessern.
Sie nutzen Willkommensnachrichten, sorgfältig vorbereitete Zeitpläne, um sie in den ersten Wochen zu begleiten, sowie Schulungen, um sie mit der Arbeitsumgebung vertraut zu machen, usw.
Zeigt die Arbeitgebermarke des Unternehmens
In diesem Zusammenhang wird die Arbeitgebermarke nicht im Sinne des Markenimages verstanden. Sie bezieht sich auf die Missionen und Werte, die das Unternehmen vertritt. Diese Identitätsmerkmale müssen von allen Mitarbeitern integriert werden.
Bei der Integration von Mitarbeitern geht es darum, den neuen Talenten die Arbeitgebermarke des Unternehmens zu vermitteln. Es ist jedoch wichtig, dass sie zwischen den Informationen, die sie während des Vorstellungsgesprächs erhalten haben, und denen, die sie nach der Einstellung erhalten haben, keine große Lücke bemerken.
Außerdem sollte der Integrationsplan nicht nur die Verteilung eines Dokuments beinhalten, das die Arbeitgebermarke enthält. Er sollte so gestaltet sein, dass alle Akteure ihre Rollen spielen und ihre Beteiligung an der Schaffung des Markenimages wirksam demonstrieren.
Steigert die Produktivität
Bei einem guten Onboarding-Plan plant das Unternehmen, neuen Mitarbeitern in den ersten Tagen alle notwendigen Arbeitsmittel zur Verfügung zu stellen. Es bereitet die Umgebung vor, indem es praktische Informationen und Werkzeuge zur Verfügung stellt.
Dieser Ansatz vermeidet Zeitverluste und steigert vor allem die Produktivität der neuen Mitarbeiter.
Der neue Mitarbeiter kann sich sofort auf die hochwertigen Aufgaben konzentrieren, die ihm aufgrund seiner Position zugewiesen wurden. Sie sind von Anfang an einsatzbereit. Dies ist ein echter Leistungsfaktor für das Unternehmen, das von Beginn der Beschäftigung an Gewinne verbuchen kann.
Verbessert Engagement und Bindung
Ein motivierter und glücklicher Mitarbeiter engagiert sich für sein Unternehmen. Wenn die Integration des Unternehmens erfolgreich verläuft, sind die neuen Mitarbeiter in ihrer Entscheidung bestärkt und wissen, dass sie die richtige Wahl getroffen haben. Es muss gesagt werden, dass bei allen Dingen die ersten Momente von großer Bedeutung sind.
Es liegt in der Verantwortung des Unternehmens, die Integration der Mitarbeiter zu antizipieren, sie attraktiv und ansprechend zu gestalten, um das Engagement der Mitarbeiter zu fördern und sie zu halten. Aus diesem Grund sagen einige Fachleute, dass Onboarding und Offboarding miteinander verbunden sind.
Obwohl letzteres die ausscheidenden Mitarbeiter betrifft, sollten Sie nicht vergessen, dass sie einst neu eingestellt wurden. Wenn sie an einem Integrationsprogramm teilgenommen haben, ist es wahrscheinlich, dass das erworbene Gefühl des Engagements und der Bindung ihren Weggang erleichtert, was oft unter den besten Bedingungen geschieht.
Positiver Einfluss auf die Personalabteilung
Die Umsetzung eines Integrationsplans für neue Mitarbeiter hat erhebliche Auswirkungen auf die Personalabteilung. Die Schritte zur Umsetzung, die administrativen Aufgaben, die verwendete Software und die Tools, all das belebt die Personalarbeit.
Außerdem stärkt das Onboarding die Teams und gibt der gesamten Abteilung die Möglichkeit, sich an einige Dinge zu erinnern und sie zu korrigieren. Die Vision, das Markenimage, die Werte und die Ziele werden überprüft, so dass es einfacher wird, das Talentmanagement des Unternehmens zu optimieren.
Die Personalabteilung wird in bestimmten Punkten geschickter, z. B. bei der Organisation von Schulungen, internen Beförderungen, dem Zusammenhalt des Teams usw.
Wie Sie Ihren Onboarding-Integrationsprozess einrichten:
Es gibt mehrere wichtige Schritte, die bei der Einführung von Onboarding in einem Unternehmen zu beachten sind. Die Personalabteilung muss sehr früh damit beginnen, um die Effektivität der einzelnen Schritte zu gewährleisten.
Wählen Sie eine HR-Software für die Integration
Mehrere Integrationsprogramme wurden entwickelt, um neuen Talenten ein optimales Erlebnis zu bieten und gleichzeitig die Arbeit der Personalabteilung zu erleichtern.
Die Personalabteilungen mehrerer Unternehmen haben festgestellt, dass die Einführung einer automatisierten Integrationsmethode es ihnen ermöglicht, wichtige Elemente zu zentralisieren, Ziele im Auge zu behalten und vor allem Zeit zu sparen.
Um die beste Onboarding-Software auszuwählen, empfiehlt es sich, die Ziele des Ansatzes auf der Grundlage der Unternehmensrealität, der Anforderungen der Position und der Art des eingestellten Talents klar zu definieren.
Wählen Sie die Dauer des Onboardings
Im Allgemeinen hängt die Dauer des Integrationsprozesses von der jeweiligen Organisation ab. Es ist jedoch wichtig, dass Sie genügend Zeit für Schritte wie Papierkram, Einführung in die Arbeitsumgebung, Schulungen und die Orientierungsphase einplanen.
Die Integration neuer Mitarbeiter sollte mindestens die gesamte Probezeit umfassen. Es ist jedoch besser, eine Dauer zwischen 6 Monaten und einem Jahr festzulegen. Mehrere Studien haben gezeigt, dass Unternehmen mit einem einjährigen Onboarding bessere Ergebnisse erzielen.
Strukturieren Sie den Vor-Integrationsprozess
Die Vorintegration ist der Zeitraum zwischen der Annahme des Stellenangebots und dem Starttermin des Mitarbeiters. Die Personalabteilung sollte diese Zeit nutzen, um die Aufgaben zu erledigen, die für die Begrüßung des neuen Mitarbeiters erforderlich sind.
Dazu sollten sie Hilfsmittel wie eine Integrationscheckliste verwenden. Diese ist sehr nützlich, wenn Sie dem neuen Mitarbeiter vom ersten Tag an Aufgaben zuweisen.
Während der Eingliederungsphase ist es wichtig, dem zukünftigen Mitarbeiter bestimmte Anweisungen für den ersten Tag mitzuteilen, um ihm bei der Vorbereitung zu helfen.
Der Personalleiter kann beispielsweise eine vorformatierte und prägnante E-Mail erstellen, die Kontaktdaten, Daten, Zeiten und Orte sowie die notwendigen Anweisungen zu Verhalten und Kleiderordnung enthält.
Wenn Sie eine solche E-Mail vor dem ersten Arbeitstag erhalten, haben die zukünftigen Mitarbeiter Zeit, sich über die zu erledigenden Aufgaben zu informieren und Fragen zu stellen.
Organisieren Sie den ersten Tag des Mitarbeiters
Da die meisten administrativen Aufgaben, die für die Installation des neuen Mitarbeiters erforderlich sind, bereits in der Zeit vor der Eingliederung erledigt wurden, müssen der Manager und sein Team nur noch den ersten Tag organisieren und dabei entspannende und unterhaltsame Elemente einbauen.
Es empfiehlt sich, ein Begrüßungspaket mit einigen Informationen über die Richtlinien des Unternehmens, die Vorteile der Arbeit, die Verfahren, die Erwartungen an die Technologie usw. vorzubereiten.
Es ist auch eine gute Idee, einen Rundgang durch die Räumlichkeiten zu organisieren, den Mitarbeiter mit den wichtigsten Mitarbeitern bekannt zu machen, ihm die Zugangscodes zu geben, seinen Arbeitsplatz einzurichten usw.
Definieren Sie die Rolle und die Arbeitsziele klar
Die erste Woche sollte dazu dienen, die Erwartungen an die Arbeit und ihre Besonderheiten, die Leistungsziele, die Kontrollindikatoren und die Arbeitskultur zu vermitteln. Es sollte ein förderliches Umfeld für Feedback geschaffen werden, in dem die Mitarbeiter ihre Bedenken äußern können.
Die Ziele sollten SMART sein, d.h. spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden. Die Arbeitskultur sollte klar dargestellt und von allen Mitarbeitern des Unternehmens umgesetzt werden.
Wenn jeder Onboarding-Schritt gewissenhaft befolgt wird, erleichtert dies die Eingliederung, verbessert das Engagement und bindet die Mitarbeiter. Diese Schritte sollten auch von regelmäßigen Kontrollen begleitet werden, um bei Bedarf Verbesserungen und Anpassungen vorzunehmen.
Wie können Sie den Onboarding-Prozess erfolgreich durchführen?
Alle Unternehmen können einen Onboarding-Plan umsetzen, aber nicht alle sind erfolgreich. Der Erfolg des Ansatzes hängt von ein paar entscheidenden Elementen ab, die den Unterschied ausmachen.
Richtig auf die Integration vorbereiten
Eine gut durchdachte Vorbereitung ermöglicht es der Personalabteilung, die oben beschriebenen Schritte effektiv umzusetzen.
So ergab eine Umfrage, dass mehrere Mitarbeiter, die den Empfang am ersten Tag zu schätzen wussten, sich dennoch über die Verwirrung und die schlechte Organisation beklagten, die anscheinend herrschte. Eine gute Vorbereitung hätte diesen Beigeschmack nicht hinterlassen.
Ständige Kommunikation mit dem Rekruten
Kommunikation ist die Grundlage für eine erfolgreiche Integration. Sie muss während des gesamten Prozesses präsent und relevant sein.
Die Gefahr besteht darin, die Kommunikation einzustellen, wenn man davon ausgeht, dass der Rekrut alles verstanden hat. Es besteht jedoch die Gefahr, dass er seine Position überdenkt, sich vernachlässigt fühlt oder sogar beschließt, zu kündigen.
Weisen Sie dem neuen Mitarbeiter einen Mentor zu
Unternehmen, die Mentoring eingeführt haben, haben schnell erkannt, dass dieser Ansatz effektiv ist, um das Vertrauen der Mitarbeiter zu gewinnen.
Sie fühlen sich wohler, wenn sie einen einzigen Ansprechpartner haben, der sie bei der Integration begleitet. Sie sind eher bereit, Fragen zu stellen und ihre Gefühle mitzuteilen.
Überwachen Sie den Prozess regelmäßig
Angesichts der Komplexität und Dauer des Onboarding kann es ohne regelmäßige Überwachung nicht effektiv sein. Es empfiehlt sich daher, häufige Treffen mit dem neuen Mitarbeiter zu vereinbaren, um seine Fortschritte zu verfolgen, seine Meinung einzuholen und den Ansatz bei Bedarf anzupassen.
Bei diesen Treffen könnte der Manager feststellen, dass die Integrationszeit verlängert werden muss.
Alles in allem müssen Sie das Onboarding gut vorbereiten und Zuhören und Feedback fördern, um erfolgreich zu sein. Aus diesem Grund können Unternehmen, die ein partizipatives Management anwenden, leicht eine Integration umsetzen, die hält, was sie verspricht.
Onboarding: Die wichtigsten Erkenntnisse
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Onboarding der Prozess der Integration neuer Mitarbeiter in eine Organisation ist. Er beginnt direkt nach der Jobannahme und kann je nach Unternehmen oder Mitarbeiter bis zu einem Jahr dauern.
Um einen relevanten und effektiven Integrationsplan umzusetzen, ist es wichtig:
- Erstellen Sie einen Aktionsplan in Form einer Checkliste;
- Definieren Sie die praktischen und logistischen Aspekte des Ansatzes;
- Kommunizieren Sie ständig mit dem Rekruten;
- Organisieren Sie die Ankunft und den Empfang richtig;
- Bieten Sie hochwertige Unterstützung;
- Setzen Sie klare Ziele, um Verwirrung bei den zu erledigenden Aufgaben zu vermeiden.
So kann das Unternehmen von seinem neuen Mitarbeiter ein gewisses Maß an Engagement und Loyalität erwarten. Es kann die Mitarbeiterbindungsrate verbessern und vor allem frühzeitige Kündigungen, die das Unternehmen Geld kosten, reduzieren.
Onboarding ist ein Prozess, der sich bereits bei der Einführung eines 2.0-Rekrutierungsprozesses in allen Unternehmen bewährt hat, die beschlossen haben, ihre Praktiken zu ändern oder anzupassen.
