Fehlzeiten am Arbeitsplatz sind ein Phänomen, das viele Unternehmen auf der ganzen Welt betrifft.
Von Zeit zu Zeit müssen sich Manager mit Fällen von wiederholter, ungerechtfertigter Abwesenheit von der Arbeit befassen.
Dieses Problem kann schwerwiegende Folgen für die Produktivität eines Unternehmens haben.
Daher ist es wichtig, den richtigen Ansatz und die richtigen Lösungen zu finden.
Der erste Schritt besteht darin, die Ursachen für die Abwesenheit von Mitarbeitern von der Arbeit zu verstehen.
Was sind die Ursachen für das Fernbleiben von der Arbeit und was könnten die Folgen eines schlechten Managements sein?
Welche Lösungen können umgesetzt werden, um Fälle von ungerechtfertigtem oder wiederholtem Fernbleiben von der Arbeit effektiv zu verwalten?
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Fehlzeiten am Arbeitsplatz besser verwalten können.
Was ist Absentismus am Arbeitsplatz?
Zahlreiche Studien haben ergeben, dass die Fehlzeiten am Arbeitsplatz in den letzten Jahren erheblich gestiegen sind.
Leider kann dies katastrophale Auswirkungen auf den Geschäftsbetrieb haben.
Definition von Abwesenheit am Arbeitsplatz
Per Definition kann Fehlzeiten die wiederholte, ungerechtfertigte Abwesenheit eines Arbeitnehmers von seinem Arbeitsplatz sein.
Im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses ist es im Allgemeinen erforderlich, dass ein Arbeitnehmer zu bestimmten Zeiten an seinem Arbeitsplatz anwesend ist, es sei denn, es liegen legitime und gerechtfertigte Gründe vor.
Diese Anforderung basiert auf den Grundprinzipien des Arbeitsrechts, ist aber auch Teil der zu fördernden Best Practices im Personalmanagement.
Auf einer spezifischeren rechtlichen Ebene legt der Arbeitsvertrag eine Reihe von Verpflichtungen fest, die das Verhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer bestimmen.
Unter anderem verpflichtet sich der Arbeitnehmer, Arbeit gegen Bezahlung zu leisten.
Dazu gehört die Verpflichtung, zu den angegebenen Zeiten und an den angegebenen Tagen zur Arbeit zu erscheinen, es sei denn, es liegen berechtigte Gründe für die Abwesenheit vor.
Die Mitarbeiter sind also verpflichtet, an ihrem Arbeitsplatz zu sein, um ihre Aufgaben zu erfüllen und zur Erreichung der Unternehmensziele beizutragen.
Jeder Verstoß gegen diese Regel wird als Abwesenheit gewertet.
Die verschiedenen Formen der Abwesenheit am Arbeitsplatz
Um Fehlzeiten am Arbeitsplatz zu messen und zu reduzieren, ist es wichtig, die Arten von Fehlzeiten und ihre Merkmale genau zu bestimmen.
Zum Beispiel bedeutet die Tatsache, dass ein Mitarbeiter von seinem Arbeitsplatz abwesend ist, nicht automatisch, dass Fehlzeiten vorliegen.
Es ist wichtig, legitime und gerechtfertigte Abwesenheiten von ungerechtfertigten oder wiederholten Abwesenheiten zu unterscheiden, die als Absentismus eingestuft werden können.
Legitime und gerechtfertigte Abwesenheiten
Bestimmte Abwesenheiten von der Arbeit können gerechtfertigt oder legitim sein.
Dabei handelt es sich um Zeiten der Abwesenheit von der Arbeit, die vom Arbeitgeber aufgrund bestimmter und gültiger Umstände anerkannt und genehmigt werden.
Diese Abwesenheiten sind im Allgemeinen durch Gesetze oder interne Unternehmensrichtlinien geregelt.
Wenn das Unternehmen zum Beispiel eine Richtlinie hat, die Stressbewältigung am ArbeitsplatzSie kann die Gewährung eines gesetzlich geregelten, bezahlten Urlaubs beinhalten.
Das Gleiche gilt für Abwesenheiten aus gesundheitlichen Gründen, ob kurz- oder langfristig.
Im Allgemeinen müssen diese Abwesenheitszeiten durch die Vorlage eines ärztlichen Attests begründet werden.
Die Arbeitnehmer sind dann gehalten, diese Abwesenheitszeiten zu nutzen, um sich zu erholen und besser an ihren Arbeitsplatz zurückzukehren.
Darüber hinaus kann aus bestimmten Gründen Sonderurlaub gewährt werden, in Übereinstimmung mit den Unternehmensrichtlinien und der geltenden Gesetzgebung.
Dazu können gehören:
- Vaterschaftsurlaub und Mutterschaftsurlaub ;
- Elternurlaub ;
- Adoptionsurlaub ;
- Urlaub aus familiären Gründen.
Während des Urlaubs ist der Arbeitnehmer nicht verpflichtet, am Arbeitsplatz anwesend zu sein.
Ebenso gelten Abwesenheitszeiten aufgrund der Erfüllung bestimmter staatsbürgerlicher und beruflicher Pflichten im Allgemeinen als legitime und gerechtfertigte Abwesenheiten.
So können Mitarbeiter beispielsweise berechtigt sein, sich freizustellen, um wählen zu gehen oder an Weiterbildungskursen teilzunehmen, um ihre Qualifikationen zu verbessern.
Schließlich können bestimmte Abwesenheiten aufgrund persönlicher Notfälle als legitim oder gerechtfertigt angesehen werden, wenn sie dokumentiert und dem Arbeitgeber mitgeteilt werden.
Ungerechtfertigte oder wiederholte Abwesenheit
Im Gegensatz zu legitimen und gerechtfertigten Abwesenheiten gibt es für ungerechtfertigte oder wiederholte Abwesenheiten keine triftigen Gründe.
Sie können daher auf Probleme hindeuten, die den reibungslosen Betrieb des Unternehmens beeinträchtigen können.
Dies wird als Abwesenheit von der Arbeit bezeichnet.
Abwesenheit von der Arbeit bezieht sich daher insbesondere auf Zeiten der Abwesenheit von der Arbeit, für die der Arbeitnehmer keinen triftigen Grund angibt oder die internen Kündigungsrichtlinien des Unternehmens nicht einhält.
Sie gilt auch für wiederholte Abwesenheiten, ob gerechtfertigt oder nicht.
Natürlich wird eine gerechtfertigte Abwesenheit zu einem Fall von Absentismus, wenn sie wiederholt wird.
Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn ein Arbeitnehmer eine Krankschreibung nach der anderen nimmt.
Ziel dieser Klassifizierung ist es, alarmierende Fälle von Abwesenheit vom Arbeitsplatz, die auf Probleme hinweisen, die im Unternehmen gelöst werden müssen, deutlicher zu erkennen.Die Abwesenheit eines Mitarbeiters kann zum Beispiel darauf hindeuten, dass er oder sie nicht in die Lage versetzt wird gute Arbeitsbedingungen.
L’entreprise peut alors mettre en place les solutions adéquates pour y remédier.
Dazu müssen wir genauer zwischen freiwilligen und unfreiwilligen Formen des Fernbleibens von der Arbeit unterscheiden.
Unfreiwilliges Fernbleiben von der Arbeit
Unfreiwilliges Fernbleiben von der Arbeit bezieht sich auf ungerechtfertigte oder wiederholte Abwesenheiten, die sich der Kontrolle des Mitarbeiters entziehen.
Diese Abwesenheiten sind im Allgemeinen auf unvorhergesehene Situationen zurückzuführen, die sich ergeben.
Der Arbeitnehmer kann zum Beispiel mit Rückschlägen aufgrund von Wetterbedingungen konfrontiert werden, die den Weg zur Arbeit unpassierbar machen.
Freiwilliges Fernbleiben von der Arbeit
Wenn das Fernbleiben von der Arbeit hingegen das Ergebnis einer bewussten oder absichtlichen Entscheidung des Arbeitnehmers ist, sprechen wir von freiwilligem Fernbleiben von der Arbeit.
Ein effektiver Umgang mit Fehlzeiten am Arbeitsplatz erfordert die Umsetzung von Strategien, die den festgestellten Formen der Abwesenheit angemessen sind.
Die Ursachen von Fehlzeiten am Arbeitsplatz verstehen
Der Kampf gegen Fehlzeiten am Arbeitsplatz kann nur dann wirksam sein, wenn wir zunächst die Ursachen für dieses Phänomen verstehen.
Diese analytische Arbeit kann zu dauerhaften Lösungen führen, die in die Unternehmensführung integriert werden können.
Mitarbeiterbezogene Ursachen
In den meisten Fällen wird die Abwesenheit von der Arbeit durch Faktoren beeinflusst, die mit dem Arbeitnehmer selbst zusammenhängen.
In diesem Fall lassen sich die Ursachen für Fehlzeiten in zwei große Kategorien einteilen:
- Gesundheitliche Probleme ;
- Persönliche Probleme.
Gesundheitliche Probleme können einen Arbeitnehmer daran hindern, zur Arbeit zu kommen.
Bestimmte körperliche oder geistige Krankheiten können nämlich jederzeit während des Vertrags des Arbeitnehmers mit dem Unternehmen auftreten.
Zum Beispiel kann eine zu hohe Arbeitsbelastung in einem Unternehmen Stress verursachen, vor allem wenn das Unternehmen nicht darauf hinarbeitet Verbesserung der Lebensqualität am Arbeitsplatz.Persönliche Probleme können zu komplizierten Situationen für die Mitarbeiter führen, die ein gutes Gleichgewicht zwischen ihren beruflichen und familiären Verpflichtungen finden müssen.
Insbesondere in der Familie können bestimmte Aufgaben plötzlich auftauchen und sofortige Aufmerksamkeit erfordern, wodurch die Routine des Mitarbeiters gestört wird.
Der Arbeitnehmer ist dann gezwungen, sich freizunehmen, um die Situation zu bewältigen.
Unternehmensbezogene Ursachen
Einige Ursachen für Fehlzeiten am Arbeitsplatz sind mit der Organisation oder dem Arbeitgeber verbunden.
Im derzeitigen wirtschaftlichen Klima arbeiten Arbeitnehmer nicht mehr nur für ihr Gehalt.
Sie suchen auch nach einem anregenden Arbeitsumfeld, das ihre persönliche und berufliche Entwicklung fördert.
Leider fällt es manchen Arbeitgebern trotz allen guten Willens schwer, diese wesentlichen Bedürfnisse der Arbeitnehmer zu erfüllen.
Mitarbeiter brauchen Arbeitsbedingungen, die sie motivieren, ihre berufliche Verantwortung zu erfüllen.
Angesichts eines Arbeitsumfelds, das durch unzureichende Einrichtungen oder ungesunde Bedingungen gekennzeichnet ist, ist es daher wahrscheinlich, dass sich die Arbeitnehmer freiwillig für eine Auszeit entscheiden.
Und selbst wenn sie weiterhin zur Arbeit motiviert sind, kann ein schlechtes Arbeitsumfeld zu Problemen mit der Gesundheit oder dem Wohlbefinden führen.
Andererseits können einige Mitarbeiter durch einen Mangel an effektiver Kommunikation innerhalb der Organisation demotiviert sein.
Natürlich kann Fehlzeiten am Arbeitsplatz auch dadurch erklärt werden, dass Mitarbeiter sich nicht gehört, geschätzt oder mit anderen Teammitgliedern verbunden fühlen.
Diese Situation kann zu einem Gefühl der Frustration und allgemeiner Unzufriedenheit unter den Mitarbeitern führen.
Dies kann zu einem Anstieg der Fehlzeiten bei Mitarbeitern führen, die sich isoliert fühlen.
Unzufriedenheit am Arbeitsplatz kann aber auch auf mangelnde Aufstiegsmöglichkeiten innerhalb des Unternehmens zurückzuführen sein.
Mitarbeiter können sich abgehängt fühlen, wenn sie keine Möglichkeiten für berufliches Wachstum oder Entwicklung innerhalb des Unternehmens sehen.
Ohne ihr Engagement ist es schwierig, Fehlzeiten zu reduzieren.
Die Folgen der Abwesenheit für das Unternehmen
Fehlzeiten am Arbeitsplatz sind ein heikles Problem, das ernsthafte Auswirkungen auf die Produktivität der Mitarbeiter und das Arbeitsklima am Arbeitsplatz haben kann.
Die direkten Folgen von Abwesenheit am Arbeitsplatz
Wenn Mitarbeiter abwesend sind, werden die ihnen anvertrauten Aufgaben nicht ausgeführt.
Dies kann zu Projektverzögerungen und einem Rückgang der Unternehmensleistung führen.
In der Tat sind die Teams oft gezwungen, unerledigte Aufgaben auf andere Mitarbeiter zu verteilen.
Da die Abwesenheit vom Arbeitsplatz unvorhersehbar ist, kann diese Situation leider den Produktionsprozess und die automatisierten Systeme stören, die zur Optimierung der Produktivität und Leistung eingerichtet wurden.
Um die Enttäuschung zu verringern, stellt das Unternehmen außerdem oft Aushilfskräfte ein oder bezahlt den vorhandenen Mitarbeitern Überstunden.
Dies stellt jedoch einen erheblichen Anstieg der Kosten dar, der im Budget der Organisation möglicherweise nicht vorgesehen war.
Außerdem können sich diese Kosten, zusammen mit den möglichen Gesundheitskosten, wenn der abwesende Mitarbeiter krank ist, schnell zu einer Betriebsstörung summieren.
Die indirekten Folgen von Abwesenheit am Arbeitsplatz
Die direkten Folgen des Fernbleibens von der Arbeit können weitere Folgen haben, wenn die Situation nicht effektiv gehandhabt wird.
In erster Linie kann das Fernbleiben von der Arbeit die anwesenden Mitarbeiter entmutigen und zu Spannungen innerhalb des Teams führen.
Wenn ein Mitarbeiter ohne triftigen Grund nicht zur Arbeit erscheint, werden die Regeln, nach denen das Unternehmen arbeitet, in Frage gestellt.
Infolgedessen kann es zu einem kollektiven Motivationsverlust bei anderen Mitarbeitern kommen, die zusätzliche Aufgaben übernehmen müssen.
Sie können sich überlastet und unterbewertet fühlen.
Ohne ein konsequentes Management der Situation kann die Abwesenheit von der Arbeit also den Zusammenhalt des Teams und die allgemeine Moral beeinträchtigen.
Darüber hinaus können Projektverzögerungen und Arbeitsüberlastung zu Fehlern und einem Rückgang der Arbeitsqualität führen.
Eine Verringerung der Produktionseffizienz kann sich nachteilig auf die Servicequalität und den Ruf des Unternehmens auswirken.
In diesem Fall könnten die Auswirkungen auf die Verkaufsleistung katastrophal sein.
Schlüssel zur Vermeidung von Fehlzeiten am Arbeitsplatz
Angesichts der möglichen Folgen von Fehlzeiten am Arbeitsplatz ist es unerlässlich, die notwendigen Maßnahmen zu ergreifen, um ungerechtfertigte oder wiederholte Abwesenheiten zu verhindern.
Verbesserung der Arbeitsbedingungen
Die Verhinderung von Fehlzeiten am Arbeitsplatz beginnt damit, den Mitarbeitern gute Arbeitsbedingungen zu bieten.
Mit anderen Worten: Sie müssen die Voraussetzungen für eine gesunde, ergonomische und flexible Arbeitsumgebung schaffen.
Mitarbeiter, die sich bei der Arbeit wohlfühlen, sind daher weniger geneigt, aus gesundheitlichen Gründen oder wegen ihres Wohlbefindens abwesend zu sein.
Um dies zu erreichen, muss das Unternehmen einen proaktiven, ganzheitlichen Ansatz verfolgen.
Dies beginnt mit einer regelmäßigen Bewertung der Arbeitsbedingungen und der Bedürfnisse der Mitarbeiter.
Das bedeutet Wohlbefinden messen um geeignete Maßnahmen zur Verbesserung der Arbeitsbedingungen zu ergreifen.
Dazu kann es gehören, in hochwertige Geräte und Einrichtungen zu investieren und gleichzeitig dafür zu sorgen, dass die Arbeitsplätze sauber und gut gepflegt sind.
Gleichzeitig muss darauf geachtet werden, dass die Ergonomie der Arbeitsplätze an die körperlichen Bedürfnisse der Mitarbeiter angepasst wird.
Auf diese Weise kann das Unternehmen sicherstellen, dass die Mitarbeiter mit ausreichendem Komfort arbeiten, um maximale Produktivität zu erreichen.
Flexible Arbeitszeiten sind ebenfalls wichtig.
Mitarbeiter, die von Flexibilität profitieren, können nämlich ihre beruflichen und persönlichen Verpflichtungen besser miteinander vereinbaren.
Infolgedessen haben sie mehr Möglichkeiten, mit Situationen umzugehen, die zu Fehlzeiten führen.
Förderung des psychischen Wohlbefindens der Mitarbeiter
Ein gesundes, ausgewogenes Arbeitsumfeld trägt zu Zufriedenheit, Produktivität und Engagement der Mitarbeiter bei.
Es ist auch ein hervorragendes Mittel, um Fehlzeiten zu vermeiden.
Stress und Ängste sind wichtige Faktoren, die zu Fehlzeiten am Arbeitsplatz führen.
Um sie am Arbeitsplatz zu vermeiden, ist es ratsam, Programme für das psychische Wohlbefinden einzurichten.
Das Unternehmen kann zum Beispiel Workshops organisieren, die den Mitarbeitern helfen, Stress und Burnout besser zu bewältigen.
Außerdem können körperliche Aktivitäten wie Fitnesskurse oder Gruppensportarten eine hervorragende Möglichkeit sein, Stress abzubauen.
Ebenso kann das Unternehmen spezielle Entspannungsbereiche am Arbeitsplatz einrichten, in denen die Mitarbeiter in ihren Pausen abschalten und neue Energie tanken können.
Und schließlich ist es eine gute Idee, interne Richtlinien einzuführen, die eine bessere Work-Life-Balance der Mitarbeiter fördern.
Zum Beispiel können Maßnahmen zur Unterstützung von Eltern dazu beitragen, die Mitarbeiterloyalität und reduzieren Fehlzeiten.
Stärkung der Kommunikation und Anerkennung
Unternehmen müssen Feedback- und Anerkennungsmechanismen einrichten, um Fehlzeiten am Arbeitsplatz zu vermeiden.
Dies wird ermutigen eine starke und effektive Unternehmenskultur die sich auf offene Kommunikation und Anerkennung konzentriert.
Ziel ist es, den Mitarbeitern ein Arbeitsumfeld zu bieten, in dem sie Gehör finden, geschätzt und unterstützt werden.
Konkret bedeutet dies, dass Fleiß und Leistung durch eine Anerkennungspolitik belohnt werden, die die Bemühungen der Mitarbeiter wertschätzt.
Die Belohnungen für fleißige Mitarbeiter müssen jedoch ausreichend motivierend sein.
Außerdem kann es sinnvoll sein, sie im Rahmen von Feierlichkeiten oder Teamsitzungen auszuzeichnen, um die geleisteten Anstrengungen öffentlich anzuerkennen.
Als nächstes sollten Sie ein Klima des Vertrauens schaffen, in dem die Mitarbeiter ermutigt werden, ihre Bedenken zu äußern.
Eine gute Möglichkeit, dies zu tun, ist die Einrichtung eines anonymen Kummerkastens, in dem die Mitarbeiter ihre Ideen und Bedenken äußern können.
Ebenso sind regelmäßige Treffen mit den Mitarbeitern eine hervorragende Möglichkeit, ihre Anliegen zu besprechen und diedie Arbeitsatmosphäre zu verbessern.
Ces réunions peuvent contribuer à resserrer les liens entre les employés pour réduire l’absentéisme au travail.
Wie können Sie Fehlzeiten am Arbeitsplatz effektiv verwalten?
Trotz präventiver Maßnahmen kann es immer noch zu Fehlzeiten am Arbeitsplatz kommen.
Manager müssen Maßnahmen ergreifen, um die negativen Auswirkungen zu begrenzen.
Richten Sie eine regelmäßige Überwachung ein
Um Fehlzeiten am Arbeitsplatz effektiv zu verwalten, benötigt das Unternehmen Instrumente und Indikatoren zur Messung und Überwachung der Abwesenheit.
Genauer gesagt geht es um die Verwendung von Personalverwaltungssystemen (HRM) zur Erfassung der Abwesenheit von Mitarbeitern.
Mit diesen Systemen können Sie die Abwesenheitstage der Mitarbeiter und die Gründe für die Abwesenheit verfolgen.
Der nächste Schritt besteht darin, die gesammelten Daten zu analysieren, um Trends und mögliche Probleme zu erkennen.
Die Analyse kann auf Schlüsselindikatoren basieren, wie z.B. :
- Abwesenheit von der Arbeit;
- Dauer der Abwesenheit ;
- Häufigkeit der Abwesenheiten ;
- Abwesenheitsrotationen.
Bestimmte Indikatoren, wie z.B. die Gründe für die Abwesenheit, können bei der Rückkehr der Mitarbeiter in die Befragung einbezogen werden. kollaboratives und partizipatives Management.
Cette démarche permettra d’identifier clairement les causes de l’absentéisme au travail pour élaborer des solutions adaptées.
Verwaltung von Abwesenheiten auf einer Fall-zu-Fall-Basis
Um den Bedürfnissen der Mitarbeiter gerecht zu werden und die Abwesenheitsquote zu senken, muss das Unternehmen einen individuellen Ansatz für jeden einzelnen Fall von Abwesenheit von der Arbeit wählen.
Wenn ein Mitarbeiter zum Beispiel aus gesundheitlichen Gründen häufig abwesend ist, kann das Unternehmen medizinische Unterstützung oder Wellness-Programme anbieten.
Für Mitarbeiter, die aufgrund von beruflichen Konflikten abwesend sind, gibt es Lösungen für Erkennen von Konflikten am Arbeitsplatz und sie friedlich zu lösen.
Das Gespräch mit dem Mitarbeiter
Zusätzlich zum Rückkehrgespräch ist es eine gute Idee, mit dem abwesenden Mitarbeiter über die Lösungen zu sprechen, die zur Verringerung der Abwesenheit am Arbeitsplatz in Betracht gezogen wurden.
Dies ist eine Gelegenheit, offene Fragen zu stellen und den Antworten des Mitarbeiters aufmerksam zuzuhören.
Um erfolgreich zu sein, müssen Manager es vermeiden, Urteile und Annahmen zu treffen.
Stattdessen sollten sie die Mitarbeiter ermutigen, ihre Gefühle und Bedürfnisse zu äußern.
Dies kann zu alternativen Lösungen führen, die besser auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind.
Das Unternehmen könnte insbesondere in Erwägung ziehen Telearbeitsteams um Fehlzeiten zu reduzieren.