Die Erfahrung der Mitarbeiter ist eine wichtige Herausforderung für Unternehmen, die Talente anziehen und binden wollen.
In diesem Zusammenhang beschränkt sich die Integration eines Personalinformationssystems (HRIS) nicht auf die Automatisierung von Prozessen oder die Verwaltung von Verwaltungsaufgaben.
Ein leistungsstarkes HRIS hat einen großen Einfluss auf die Verbesserung der Mitarbeitererfahrung, indem es praktische und innovative Lösungen bietet.
Darüber hinaus lassen sich moderne HRIS problemlos mit Lösungen zur Bewertung von Kandidaten wie AssessFirst integrieren und ermöglichen so ein reibungsloseres und effizienteres Management des Lebenszyklus von Mitarbeitern, angefangen beim Einstellungsprozess.
1. Erleichterung des Onboardings neuer Talente
Das Onboarding oder die Integration neuer Talente ist ein Ansatz, der den Erfolg eines Mitarbeiters in einem Unternehmen bestimmt.
Ein gut konzipiertes HRIS verwandelt diese Phase in eine positive und motivierende Erfahrung.
Zentralisierung von Informationen und Dokumenten
Was ist ein HRIS? Ein HRIS ermöglicht es, alle Informationen, die für die Integration neuer Mitarbeiter erforderlich sind, zu zentralisieren.
Die wichtigsten Dokumente, wie Arbeitsverträge, Unternehmensrichtlinien und Informationen über Sozialleistungen, sind online leicht zugänglich.
So haben neue Mitarbeiter die Möglichkeit, alle wichtigen Informationen bereits vor ihrem ersten Arbeitstag zu erhalten.
Dies ist ein Vorteil, der den Stress, der mit der Ankunft in einer neuen Organisation verbunden ist, reduziert.
Automatisierung von Verwaltungsaufgaben
Mit einem HRIS ist es einfach, viele der administrativen Aufgaben, die mit dem Onboarding verbunden sind, zu automatisieren.
Beispielsweise werden die Einrichtung von Benutzerkonten, die Zuweisung von Hardware (wie Computer und Telefone) und die Konfiguration des Zugriffs auf verschiedene Software und Plattformen automatisch verwaltet.
Die Lösung stellt sicher, dass alles für den neuen Mitarbeiter vom ersten Tag an bereit ist.
So kann er sich auf seine Arbeit und seine Integration in das Team konzentrieren.
Persönliche Begleitung
Ein gutes HRIS stellt Werkzeuge zur Verfügung, um den neuen Mitarbeiter während dieser kritischen Zeit zu überwachen und zu begleiten.
In der Tat müssen Sie personalisierte Checklisten erstellen, um sicherzustellen, dass jeder Schritt der Einarbeitung befolgt wird.
Manager und Personalverantwortliche können Benachrichtigungen erhalten, um Folgetreffen, Schulungen oder regelmäßige Feedbacks zu organisieren, um eine gute Betreuung zu gewährleisten.
Engagement und Interaktion
Das HRIS fördert das Engagement und die Interaktion zwischen neuen Mitarbeitern und ihren Kollegen.
Soziale Plattformen, die in das System integriert sind, ermöglichen die Einrichtung von Diskussionsgruppen, Foren und Räumen für den Wissensaustausch.
Diese Tools ermutigen neue Mitarbeiter, Fragen zu stellen, sich mit Gleichaltrigen auszutauschen und sich schnell in die Unternehmenskultur einzubringen.
Sie können auch an Mentoring-Programmen teilnehmen, in denen erfahrene Mitarbeiter sie bei der Integration unterstützen.
Entwicklung innerhalb des Unternehmens
Schließlich kann das HRIS spezielle Schulungsmodule für neue Mitarbeiter integrieren.
Diese können Einführungsvideos, Online-Kurse oder Quizze beinhalten, um das Verständnis der Unternehmensrichtlinien und -verfahren zu bewerten.
2. Vereinfachung der Verwaltung der administrativen Schritte
Die Verwaltung von Verwaltungsvorgängen wird als eine mühsame und zeitraubende Aufgabe für die Mitarbeiter angesehen.
Ein gut implementiertes HRIS wird diese Belastung jedoch erheblich verringern, und zwar mit digitalen Lösungen, die diese Prozesse flüssiger und effizienter machen.
Mit einer solchen Lösung haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, selbständig und sofort auf ihre Verwaltungsdokumente zuzugreifen, ohne komplexe Verfahren durchlaufen zu müssen oder auf Antworten der Personalabteilung warten zu müssen.
Nehmen wir ein Beispiel.
Es ist viel einfacher, die Gehaltsabrechnungen einzusehen, Urlaubsanträge zu verwalten oder persönliche Informationen direkt online über eine benutzerfreundliche und sichere Schnittstelle zu aktualisieren.
Das Ergebnis ist eine optimale Autonomie, die sowohl Zeit spart als auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter durch größere Transparenz und direkten Zugang zu ihren Daten verbessert.
Darüber hinaus ist ein HRIS in der Lage, viele administrative Aufgaben zu automatisieren, die zuvor manuell erledigt wurden.
Die Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen wie der Verwaltung von Abwesenheiten, der Genehmigung von Urlaub und der Meldung von Überstunden reduziert nicht nur menschliche Fehler, sondern auch die Bearbeitungszeiten.
Dadurch wird Zeit für die HR-Teams frei, die sich auf Aktivitäten mit höherem Mehrwert konzentrieren können, einschließlich der Talententwicklung und der strategischen Planung.
Die Vereinfachung der Verwaltung ist jedoch nicht nur auf die Reduzierung manueller Aufgaben beschränkt.
Sie umfasst auch die Integration von Prozessen, die den geltenden Vorschriften entsprechen.
Das bedeutet, dass ein HRIS sicherstellen kann, dass alle Ihre Operationen in Übereinstimmung mit den Arbeitsgesetzen und den internen Richtlinien des Unternehmens durchgeführt werden.
Zum Beispiel können Sie die Urlaubsverwaltung so einstellen, dass sie automatisch den lokalen Vorschriften, Tarifverträgen und Betriebsvereinbarungen entspricht.
Mit anderen Worten, die Lösung reduziert das Risiko der Nichteinhaltung und schützt sowohl den Arbeitgeber als auch die Arbeitnehmer.
Weiterhin ist zu beachten, dass mit einem HRIS alle Interaktionen und Änderungen in den Unterlagen der Mitarbeiter aufgezeichnet werden und jederzeit zugänglich sind.
Sie haben also eine vollständige und transparente Historie der administrativen Schritte.
Dies hat zur Folge, dass interne und externe Audits einfacher durchgeführt werden können.
3. Individuelle Lernwege einrichten
Kontinuierliches Training ist für die Entwicklung der Fähigkeiten und die Karriereentwicklung der Mitarbeiter unerlässlich.
In dieser Hinsicht bietet das HRIS die Möglichkeit, personalisierte Lernpfade zu erstellen, die auf die Bedürfnisse und Wünsche jedes einzelnen Mitarbeiters zugeschnitten sind.
Sie können das System so einstellen, dass es relevante Schulungsmodule empfiehlt und Entwicklungssitzungen plant, indem es die aktuellen Kompetenzen und Karriereziele analysiert.
Dies wird das Engagement der Mitarbeiter erhöhen, da sie nun wissen, dass das Unternehmen in ihr berufliches Wachstum investiert.
4. Verbesserung der Überwachung der Arbeitszeit
Ein effektives HRIS kann Ihnen auch ermöglichen, die Arbeitsstunden genau zu verfolgen und zu analysieren, um Zeitpläne und Projekte besser zu verwalten.
Aber wie?
Sie können Ihre Mitarbeiter auffordern, ihre Arbeitszeiten zu erfassen, ihre Überstunden einzusehen und ihre Ruhezeiten selbständig zu planen.
Sie als Manager erhalten einen vollständigen Überblick über die Arbeitsbelastung und die Fähigkeit, den Bedarf an Ressourcen zu antizipieren.
Das Ergebnis ist eine bessere Balance zwischen Arbeit und Privatleben, ein Schlüsselfaktor für eine positive Mitarbeitererfahrung.
