تمثل تجربة الموظف تحديًا كبيرًا للشركات التي تسعى إلى جذب المواهب والاحتفاظ بها.
وفي هذا الصدد، لا يقتصر دمج نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) على أتمتة العمليات أو إدارة المهام الإدارية.
فنظام معلومات الموارد البشرية عالي الأداء له تأثير كبير على تحسين تجربة الموظفين من خلال توفير حلول عملية ومبتكرة.
والأكثر من ذلك، يمكن دمج نظم معلومات الموارد البشرية الحديثة بسهولة مع حلول تقييم المرشحين مثل AssessFirst، مما يتيح إدارة أكثر سلاسة وفعالية لدورة حياة الموظف، بدءاً من عملية التوظيف مباشرةً.
1. تيسير عملية تأهيل المواهب الجديدة
التأهيل، أو دمج المواهب الجديدة، هو نهج يحدد نجاح الموظف داخل الشركة.
يحول نظام معلومات الموارد البشرية المصمم بشكل جيد هذه المرحلة إلى تجربة إيجابية ومحفزة.
مركزية المعلومات والوثائق
ما هو نظام معلومات الموارد البشرية؟ يتيح نظام معلومات الموارد البشرية إمكانية مركزية جميع المعلومات اللازمة لدمج الموظفين الجدد.
يمكن الوصول بسهولة إلى المستندات الأساسية، مثل عقود العمل وسياسات الشركة ومعلومات المزايا عبر الإنترنت.
وهذا يعني أن الموظفين الجدد لديهم الفرصة للتعرف على جميع المعلومات المهمة حتى قبل أول يوم عمل لهم.
وهذا يقلل من التوتر المرتبط بالانضمام إلى مؤسسة جديدة.
أتمتة المهام الإدارية
يجعل نظام معلومات الموارد البشرية من السهل أتمتة العديد من المهام الإدارية التي ينطوي عليها التأهيل.
على سبيل المثال، تتم إدارة إنشاء حسابات المستخدمين، وتخصيص المعدات (مثل أجهزة الكمبيوتر والهواتف) وتهيئة الوصول إلى البرامج والمنصات المختلفة تلقائياً.
يضمن الحل أن كل شيء جاهز للموظف الجديد منذ اليوم الأول.
حتى يتمكنوا من التركيز فقط على عملهم والاندماج في الفريق.
الدعم المخصص
يوفر نظام معلومات الموارد البشرية الجيد أدوات لمراقبة ودعم الموظف الجديد طوال هذه الفترة الحرجة.
في الواقع، تحتاج في الواقع إلى إنشاء قوائم مراجعة مخصصة لضمان اتباع كل مرحلة من مراحل التعريف.
يمكن للمديرين ومديري الموارد البشرية تلقي إشعارات لتنظيم اجتماعات متابعة أو دورات تدريبية أو ملاحظات منتظمة، بحيث يمكنك التأكد من أن الدعم الذي تقدمه هو من الدرجة الأولى.
المشاركة والتفاعل
يشجع نظام معلومات الموارد البشرية على المشاركة والتفاعل بين الموظفين الجدد وزملائهم.
على سبيل المثال، يمكن استخدام المنصات الاجتماعية المدمجة في النظام لإنشاء مجموعات مناقشة أو منتديات أو مناطق لتبادل المعرفة.
تشجع هذه الأدوات الموظفين الجدد على طرح الأسئلة وتبادل الأفكار مع أقرانهم والانخراط بسرعة في ثقافة الشركة.
كما يمكنهم المشاركة في برامج التوجيه حيث يقوم الموظفون ذوو الخبرة بإرشادهم خلال عملية الاندماج.
التطوير داخل الشركة
وأخيراً، يمكن لنظام معلومات الموارد البشرية دمج وحدات تدريبية محددة للموظفين الجدد.
ويمكن أن تشمل مقاطع فيديو تمهيدية أو دورات تدريبية عبر الإنترنت أو اختبارات لتقييم فهم سياسات الشركة وإجراءاتها.
2. تبسيط الإجراءات الإدارية
يُنظر إلى إدارة الإجراءات الإدارية على أنها مهمة شاقة ومستهلكة للوقت بالنسبة للموظفين.
ومع ذلك، فإن نظام معلومات الموارد البشرية الذي يتم تنفيذه بشكل جيد سيخفف هذا العبء إلى حد كبير، مع وجود حلول رقمية تجعل هذه العمليات أكثر سلاسة وكفاءة.
باستخدام مثل هذا الحل، يمكن للموظفين الوصول إلى مستنداتهم الإدارية بشكل مستقل وفوري، دون الحاجة إلى المرور بإجراءات معقدة أو انتظار إجابات من قسم الموارد البشرية.
لنأخذ مثالاً على ذلك.
أصبح من الأسهل بكثير الاطلاع على قسائم الرواتب أو إدارة طلبات الإجازات أو تحديث المعلومات الشخصية مباشرةً عبر الإنترنت، من خلال واجهة سهلة الاستخدام وآمنة.
والنتيجة هي الاستقلالية المثلى التي توفر الوقت وتحسن رضا الموظفين من خلال توفير قدر أكبر من الشفافية والوصول المباشر إلى بياناتهم.
والأكثر من ذلك، يمكن لنظام معلومات الموارد البشرية أتمتة العديد من المهام الإدارية التي كانت تتم يدوياً في السابق.
إن رقمنة وأتمتة العمليات مثل إدارة حالات الغياب والتحقق من صحة الإجازات والإعلان عن العمل الإضافي لا يقلل فقط من الأخطاء البشرية، بل يقلل أيضاً من أوقات المعالجة.
وهذا يوفر الوقت لفرق الموارد البشرية للتركيز على الأنشطة ذات القيمة المضافة الأعلى، مثل تطوير المواهب والتخطيط الاستراتيجي.
ومع ذلك، فإن تبسيط الإجراءات الإدارية لا يتعلق فقط بتقليل المهام اليدوية.
بل يشمل أيضًا دمج العمليات التي تتوافق مع اللوائح الحالية.
بعبارة أخرى، يمكن لنظام معلومات الموارد البشرية ضمان تنفيذ جميع عملياتك بما يتوافق مع قوانين العمل وسياسات الشركة الداخلية.
على سبيل المثال، يمكنك تهيئة إدارة الإجازات لتتوافق تلقائياً مع اللوائح المحلية والاتفاقيات الجماعية واتفاقيات الشركة.
بعبارة أخرى، يقلل الحل من مخاطر عدم الامتثال ويحمي كلاً من أصحاب العمل والموظفين.
والأكثر من ذلك، مع نظام معلومات الموارد البشرية، يتم تسجيل جميع التفاعلات والتغييرات في سجلات الموظفين ويمكن الوصول إليها في جميع الأوقات.
وبالتالي يكون لديك تاريخ كامل وشفاف للإجراءات الإدارية.
ونتيجة لذلك، سيكون من الأسهل إجراء عمليات التدقيق الداخلية والخارجية.
3. إعداد مسارات تدريبية مخصصة
التدريب المستمر ضروري للموظفين لتطوير مهاراتهم والتقدم في حياتهم المهنية.
يمنحك نظام معلومات الموارد البشرية الفرصة لإنشاء مسارات تدريب مخصصة، مصممة خصيصاً لتلبية احتياجات وتطلعات كل موظف.
يمكنك إعداد النظام للتوصية بوحدات التدريب ذات الصلة وتخطيط دورات التطوير من خلال تحليل المهارات الحالية والأهداف المهنية.
ومن المؤكد أن هذا سيزيد من التزام الموظفين، حيث أنهم يدركون الآن أن الشركة تستثمر في نموهم المهني.
4. تحسين رصد وقت العمل
سيمكنك نظام معلومات الموارد البشرية الفعال أيضًا من تتبع ساعات العمل وتحليلها بدقة، حتى تتمكن من إدارة الجداول الزمنية والمشاريع بشكل أكثر فعالية.
ولكن كيف؟
حسناً، يمكنك دعوة موظفيك لتسجيل ساعات عملهم، والتشاور مع ساعات عملهم الإضافية والتخطيط لفترات راحتهم بشكل مستقل.
وبصفتك مديراً، يمكنك الحصول على رؤية كاملة لأعباء العمل والقدرة على توقع الاحتياجات من الموارد.
والنتيجة هي تحقيق توازن أفضل بين العمل والحياة، وهو عامل رئيسي في تجربة الموظف الإيجابية.
