عندما يتعلق الأمر بالتأهيل، يمكن لرسالة بريد إلكتروني تمهيدية مكتوبة بشكل جيد أن تحدث فرقاً كبيراً في دمج الموظف الجديد في الفريق.

في الواقع، يمكن لهذه الرسالة البسيطة التي يتم إرسالها منذ البداية أن تساعد في إقامة تواصل جيد بين الموظف الجديد والموظفين الآخرين.

ومع ذلك، قد يكون من الصعب العثور على الكلمات المناسبة لكتابة رسالة ترحيبية من شأنها أن تخلق مناخاً مواتياً للاندماج السريع للموظف الجديد.
كيف يمكنك التغلب على هذه العقبة وإنجاح عملية التهيئة؟

اكتشف في هذه المقالة مفاتيح كتابة رسالة بريد إلكتروني تمهيدية فعالة لتسهيل اندماج الموظف الجديد في الفريق.

لماذا من المهم تقديم موظف جديد عن طريق البريد الإلكتروني؟

عندما ينضم الموظف الجديد إلى شركة ما، تقع على عاتق صاحب العمل مسؤولية تسهيل اندماجه أو اندماجها من خلالتأهيل ممتاز.والهدف من هذه العملية هو ضمان شعور الموظف الجديد بالراحة وفهمه لمسؤولياته الجديدة داخل الفريق.

أحد المكونات النموذجية للتهيئة هو الترحيب بالموظف الجديد ترحيباً حاراً وتوضيح دوره أو دورها بالنسبة للموظفين الآخرين.
ولتحقيق ذلك، تعتمد العديد من المؤسسات على رسالة بريد إلكتروني للتعريف بالموظف الجديد.

هذا البريد مخصص لإرساله إلى الفريق بأكمله لتقديم موظف جديد مع معلومات مهمة عنه، مثل :

  • تفاصيل هوية الموظف الجديد ;
  • الخلفية والملف الشخصي للموظف الجديد ;
  • مسؤوليات المجند داخل الفريق.

وبمجرد الانتهاء من ذلك، يمكن لأعضاء الفريق الاستعداد للترحيب بالموظف الجديد في جو دافئ وودي.

بالإضافة إلى ذلك، إذا تم إخطار الموظفين بوصول موظف جديد، فإن إرسال بريد إلكتروني ترحيبي يعتبر فكرة ممتازة.

في الواقع، يمكن أن يقلل هذا البريد الإلكتروني من القلق الذي قد يشعرون به عندما يواجهون حالة من عدم اليقين بشأن ملف الموظف الجديد وأسباب توظيفه أو توظيفها.

كما أنه يساعد على تجنب سوء الفهم والنزاعات المحتملة التي يمكن أن تنشأ عندما لا يتم التواصل بوضوح حول الأدوار والمسؤوليات.

ونتيجة لذلك، يعد البريد الإلكتروني الخاص بتقديم الموظف الجديد أداة قيّمة لتسهيل الاندماج السريع للموظف الجديد دون المساس بالكفاءة التشغيلية للفريق.

العناصر الأساسية للبريد الإلكتروني الناجح للعرض التقديمي

لتحقيق أهدافها، يجب أن يتضمن البريد الإلكتروني الذي يقدم الموظف الجديد إلى الفريق بعض العناصر الأساسية.

عنوان البريد الإلكتروني

العنوان هو أحد المكونات الرئيسية للبريد الإلكتروني الخاص بك.
فهو العنصر الأول في البريد الإلكتروني التعريفي للموظف الجديد الذي سيجذب انتباه أعضاء الفريق.

وكما هو الحال مع أي انطباع أول، فإن العنوان المكتوب بشكل جيد سيكون حاسماً في تسهيلاندماج الموظف الجديد.
Plus précisément, sans un bon titre, il y a des chances que les membres de l’équipe ne prêtent pas attention au mail et que l’objectif visé ne soit pas atteint.

أيضًا، يجب أن يكون عنوان البريد الإلكتروني جذابًا بما فيه الكفاية.
بمعنى آخر، يجب أن يتضمن عناصر تجذب انتباه القارئ وتدفعه إلى الاهتمام بالمعلومات التي يتم مشاركتها.

وللقيام بذلك، فإن إحدى الحيل التي يمكنك استخدامها هي إنشاء رابط عاطفي في شيء قصير بسيط.
وبعبارة إنجليزية بسيطة، يعني هذا مخاطبة المشاعر والعواطف مثل :

  • الفضول;
  • الترقب;
  • الحماس
  • حالة طارئة
  • الفخر;
  • روح الفريق

وهذا يخلق اتصالاً عميقاً يمكن أن يجعل الرسالة أكثر تشويقاً للقارئ.

بدلاً من ذلك، يمكنك اختيار عنوان أبسط يوصل المعلومات الأساسية مباشرةً إلى أعضاء الفريق.
في الواقع، العناوين التي هي في الأساس غنية بالمعلومات لـ
رسالة ترحيب فعالة بشكل خاص في ضمان عدم تفويت الموظفين للبريد.

على سبيل المثال، سطر موضوع مثل “مرحبًا [Nom] في فريقنا!
“، أو “نقدم لكم عضو فريقنا الجديد، [Nom] “، سيفهم أعضاء الفريق على الفور ما نتحدث عنه.

قد يحاولون بعد ذلك معرفة المزيد من خلال قراءة محتويات البريد الإلكتروني.
وبهذه الطريقة، يمكن للعنوان الرئيسي المكتوب بشكل جيد أن يمنح البريد الإلكتروني الفعالية التي تجعله أحد أكثر أدوات التسويق فعالية في العالم.
حلول التأهيل الأكثر شعبية لدى المديرين.

محتوى البريد

إن محتوى رسالة البريد الإلكتروني التي تقدم فيها موظفًا جديدًا في مؤسستك هو الجزء الرئيسي من الرسالة، حيث تقدم تفاصيل عن الموظف ومسؤولياته.
يبدأ هذا الجزء، الذي يلي عنوان البريد الإلكتروني، بمقدمة قصيرة.

في هذه المقدمة، يتعين على المدير أن يرحب بالفريق ويعلن عن وصول الموظف الجديد بعبارات واضحة وموجزة.
ومع ذلك، من الضروري أن يشعر الموظف الجديد بالترحيب والتقدير.

على سبيل المثال، يمكنك كتابة “يسعدنا أن نعلن عن انضمام [Nom de la recrue] إلى فريقنا”.

الخطوة التالية هي تقديم المجند الجديد.
ومن الناحية العملية، يتضمن ذلك تقديم معلومات أساسية عن هوية الموظف الجديد ومنصبه.
في هذه المرحلة، قد يكون من المفيد تضمين معلومات شخصية عن الموظف الجديد في رسالة البريد الإلكتروني التعريفية.

وهذا يساعد على جعل العرض التقديمي أكثر إنسانية، ويسهل فيما بعد إنشاء علاقات مع الموظفين الآخرين.من الناحية المثالية، يجب استكمال العرض التقديمي للموظف الجديد بمعلومات عن مؤهلاته أو خلفيته أو خبرته السابقة.وبهذه الطريقة، يمكن لأعضاء الفريق الحصول على فكرة أوضح عن الملف الشخصي للموظف الجديد وما يمكن أن يجلبه للشركة.ومع ذلك، يمكن أيضًا استخدام هذا القسم من البريد الإلكتروني الخاص بتقديم الموظف الجديد للتأكيد على ثقافة المؤسسة الملتزمة بـ التوظيف دون تمييز.

وأخيراً، يجب أن يتضمن نص رسالة البريد الإلكتروني الخاص بالتقديم معلومات عن مسؤوليات الموظف الجديد داخل الفريق.
وبعبارة أخرى، يجب أن توضح المهام التي سيتعين عليه أو عليها القيام بها.

وبالمثل، قد يكون من المفيد تحديد الزملاء الذين سيتعاون معهم على سبيل الأولوية.
هذه المعلومات بالغة الأهمية، لأنها تلعب دوراً محورياً في مرحلة التوضيح في عملية التأهيل.

من الآن فصاعدًا، سيكون لدى أعضاء الفريق فكرة واضحة عن كيفية تفاعلهم المتوقع مع الموظف الجديد، وما هي مسؤولياتهم لتسهيل الاندماج السريع.

كملحق، يمكن للمدير أن يختار إغلاق نص الرسالة الإلكترونية التي يقدم فيها الموظف الجديد بترحيب حار وتفاصيل الاتصال بالموظف الجديد.

النغمة والأسلوب

يجب تكييف نبرة وأسلوب كتابة البريد الإلكتروني التمهيدي للموظف الجديد بعناية لتتناسب مع ثقافة الشركة.
وبعبارة أخرى، يجب أن تعكس القيم والمعايير والسلوكيات التي يتم تشجيعها في المؤسسة.

على سبيل المثال، بالنسبة للشركة التي تقدر الإبداع وتؤكد على بيئة العمل المريحة، من المحتمل أن تكون اللهجة المبهجة والودية أكثر ملاءمة.
من ناحية أخرى، بالنسبة لشركة تقدّر الاحتراف، فإن اللهجة الأكثر رسمية ستكون أكثر ملاءمة لشركة تقدّر الاحتراف.

ومع ذلك، وبغض النظر عن اللهجة المعتمدة، يجب أن يكون محتوى البريد الإلكتروني إيجابيًا وترحيبيًا بما فيه الكفاية لتشجيع التفاعل وتوفير الشعور بالأمان. تجربة المرشح إلى المجند الجديد

الأخطاء التي يجب تجنبها في البريد الإلكتروني للعرض التقديمي

إذا كنت ترغب في كتابة مقدمة عالية الجودة لزميل جديد، فعليك أن تحرص على عدم ارتكاب أي أخطاء.

لا تذكر التوقعات أو الأهداف

على الرغم من أن هيكل الكتابة الموصى به للبريد الإلكتروني التمهيدي لا يؤكد ضمنيًا على هذه الحاجة، إلا أنه من المهم تحديد الأهداف أو المشاريع التي تم تعيين الموظف الجديد من أجلها.

في الواقع، يجب ذكر معلومات حول ما هو متوقع من الموظف الجديد إلى جانب معلومات حول دوره ومسؤولياته.

تُستخدم هذه المعلومات لتبرير عملية التوظيف مع أعضاء الفريق وإظهار كيف يمكن للموظف الجديد المساعدة في تحقيق أهداف المؤسسة.

كما أنه يضمن أن يكون الجميع على نفس الموجة عندما يتعلق الأمر بأهداف الموظف الجديد ومهامه داخل الفريق.

سيمكنهم ذلك من التعاون بشكل أكثر فعالية مع الآخرين.
كما سيكون من الأسهل عليهم الاندماج بسلاسة في مشاريع الفريق الجارية.

وأخيراً، يمكن أن تكون التوقعات المحددة بوضوح بمثابة أساس لتقييم تقدم الموظف الجديد وأدائه.
وبهذه الطريقة، في حالة وجود قصور في الأداء، يمكن للمدير تحديد النقاط الرئيسية التي يجب تحسينها لضمان تقدم الموظف الجديد.

اعتماد أسلوب غير شخصي

عند كتابة بريد إلكتروني تعريفي لموظف جديد، قد يكون من المغري اعتماد أسلوب غير شخصي بشكل مفرط من أجل الحفاظ على المهنية.

ومع ذلك، فإن هذا خطأ لا ينبغي ارتكابه، حيث أن أسلوب الكتابة غير الشخصي بشكل مفرط في البريد الإلكتروني التعريفي للموظف الجديد يمكن أن يكون له تأثير معاكس لما هو مقصود.

في الواقع، وكما أكدنا من قبل، من الضروري إقامة علاقة إنسانية مع الموظفين لتوليد الالتزام وجعلهم يدعمون جهود الموظف الجديد للاندماج في الفريق.

ومع ذلك، يمكن أن يؤدي البريد الإلكتروني التمهيدي غير الشخصي بشكل مفرط إلى فصل الموظفين عن الموظف الجديد.
فقد يشعرون بعدم الاهتمام واللامبالاة بالترحيب بالموظف الجديد.

ونتيجة لذلك، على الرغم من إرسال بريد إلكتروني تمهيدي، قد يشعر الموظف الجديد بأنه غير مرحب به ويواجه صعوبة في الاندماج.

بعض النصائح الأخرى للحصول على بريد إلكتروني ناجح للعرض التقديمي

في بعض الحالات، قد يكون من المفيد في بعض الحالات تكييف البريد الإلكتروني التعريفي للموظف الجديد وفقًا لتكوين الفريق واحتياجاته.
وبشكل أكثر تحديدًا، تتمثل الفكرة في مشاركة المزيد من المعلومات ذات الصلة بالموظف الجديد وفقًا لدوره ومهاراته.

على سبيل المثال، قد يكون فريق المبيعات أكثر اهتماماً بمهارات الموظف الجديد في التعامل مع الآخرين.
بعد ذلك، يمكن أن يحدد البريد الإلكتروني التمهيدي للموظف الجديد ما إذا كان من المخطط تنظيم فعاليات لتسهيل اندماج الموظف الجديد.

في الواقع، من المعتاد تنظيم لحظة غير رسمية للترحيب بالموظف الجديد ودمجه.
وسواء كان ذلك إفطاراً جماعياً أو اجتماعاً ترحيبياً، فإن هذه الفعاليات تمكّن الموظف الجديد من مقابلة زملائه في أجواء مريحة تساعد على الترابط.

لإبقاء أعضاء الفريق على اطلاع ودعوة أعضاء الفريق للمشاركة، نوصي بالإعلان عن ذلك في البريد الإلكتروني التعريفي للموظف الجديد.