التهيئة: كيف تنجح في عملية التأهيل الخاصة بك؟

التأهيل هو العملية التي يتم من خلالها الترحيب بالموظفين الجدد ودمجهم في فريق العمل. هناك العديد من الأسباب التي تجعل عملية التهيئة مهمة، وهناك المزيد والمزيد من الشركات التي أصبحت تدرك أهمية دمج ودعم الموظفين الجدد، ومع ذلك لا يزال العديد منها يكافح من أجل إيجاد التوليفات الصحيحة لإنجاح العملية.

يتضمن هذا الدليل جميع العناصر التي يجب مراعاتها لتطوير عملية تأهيل فعّالة داخل الشركة تفي بوعودها.

ما هو التأهيل على متن الطائرة وما هو الغرض منه؟

من الصعب إيجاد تعريف واحد لعملية التأهيل. في الواقع، الأمر متروك لكل فريق موارد بشرية لإضفاء الطابع الشخصي على العملية بحيث تتضمن خصوصيات الشركة ورؤيتها. ومع ذلك، من الممكن وصف النهج العام الذي يدعم أسلوب الدمج هذا.

تعريف التأهيل على متن الطائرة

في مصطلحات الموارد البشرية، يعني مصطلح “التهيئة” في لغة الموارد البشرية “الشروع” أو “الاندماج”. وغالباً ما يتوافق مع فترة الاختبار للموظف الجديد ويمثل بداية تجربته كعضو في فريق عمل الشركة.

ومع ذلك، ينفصل التهيئة في بعض الأحيان عن مفهوم الاندماج لأن المفهوم يعني، بالإضافة إلى الاستيعاب البسيط للموظف الجديد في الفريق الحالي، تطبيق منهجية واستخدام أدوات مخصصة.

لذلك، من الأدق تعريف التأهيل على أنه رحلة أو سلسلة من التسلسلات المنظمة جيدًا حول عدة نقاط رئيسية.

فهم عملية التأهيل

مما سبق، يبدو أن عملية التهيئة تمثل النهج المنظم الذي تستخدمه الشركة للترحيب بالموظفين الجدد وتسهيل تكيفهم ضمن فرق العمل. إنها مقدمة الموظف الجديد إلى الوظيفة والمنظمة بأكملها.

يتم تحديد هذه العملية من خلال المراحل المختلفة التي يجب على كل مجند اتباعها لكي يصبح جاهزاً للعمل بفعالية. ويمكن تصورها كنوع من جدول الأعمال للأيام الأولى من العمل، مع اللحظات الرئيسية والمعلومات الأساسية والمهام الهامة.

توفر عملية التهيئة للموظفين الفرصة للتخطيط والتحضير للدورات التدريبية والاجتماعات والتجمعات التي ستعقد في الأسابيع أو الأشهر القادمة. وبالتالي، فهي مرجع للمعلومات.

ما هو الغرض من دمج الموظفين الجدد؟

قبل عرض فوائد التكامل الذي يتم إجراؤه بشكل جيد للشركة، دعونا نتناول الغرض منه. يمكن اعتبار التكامل عنصرًا أساسيًا في تحسين عملية التوظيف المؤثرة.

يدعم التأهيل المهني عملية التوظيف ويضمن نتائجها. فهو يقلل من مخاطر مغادرة الموظف الجديد بعد السنة الأولى، مما يوفر على الشركة آلاف الجنيهات.

علاوة على ذلك، تعمل عملية إدماج الموظفين في مرحلة ما قبل التوظيف لأنها تساهم في خلق صورة العلامة التجارية التي ستجذب بلا شك المرشحين المحتملين.

كما أن الشركة التي تسلط الضوء على خطة الاندماج الخاصة بها للموظفين الجدد تُظهر للموظفين الجدد أنها تهتم بهم.

عند التقدم بطلب للحصول على وظيفة شاغرة، سيكون المرشحون أكثر ثقة بشأن مستقبلهم داخل المؤسسة إذا تم وضع خطة التأهيل ضمن إعلان الوظيفة، مما يساعد على زيادة تحفيز المرشحين واهتمامهم.

ما هي فوائد الاندماج الفعال؟

عندما تتم صياغة خطة التكامل وتنفيذها بشكل جيد، فإنها توفر للشركة العديد من الفوائد على المدى الطويل.

وهي متنوعة وتؤثر ليس فقط على الموظفين الذين يتم توجيهها إليهم ولكن أيضًا على الهيكل بأكمله. وفيما يلي ثلاث مزايا يمكن اكتسابها من عملية التأهيل الناجحة.

بناء ثقافة مؤسسية إيجابية

يشير مصطلح الثقافة المؤسسية إلى مجموعة من الممارسات والمعايير والقيم والمثل العليا المشتركة داخل المؤسسة.

عندما تكون عملية التأهيل فعالة، يمكن للشركة أن تبني ثقافة إيجابية يشعر فيها الموظفون بالدعم والتقدير والإنجاز والمشاركة.

ولكن كيف يمكن أن يكون لدمج الموظفين الجدد هذا التأثير؟ لتنفيذ عملية جديرة بالاسم، تحتاج إلى توصيل قيم شركتك إلى الموظفين، بالإضافة إلى المعايير المتعلقة بالانتماء والتنوع والشمول.

يجب عليك أيضًا أن تخلق جوًا من الثقة تغذيه التغذية الراجعة البناءة والمحترمة.

من خلال المضي قدماً بهذه الطريقة لتسهيل اندماج الموظف الجديد، فإنك حتماً ستبني ثقافة إيجابية ستكون مفيدة للجميع وسيكون لها تأثير دائم.

مكافحة متلازمة المحتال

يُقال أن الموظف يعاني من متلازمة المنتحل عندما يشك في قدراته، أو يشعر أنه لا يستحق منصبه، أو يعتقد أنه ليس موهوبًا بما يكفي ليكون جزءًا من فريق عمل معين.

يمكن أن تؤدي هذه المتلازمة إلى فقدان الثقة بالنفس، والرفض من قبل الآخرين، وفي نهاية المطاف الإنهاك، مما قد يؤدي إلى الاستقالة أو الفصل من العمل.

لحسن الحظ، في خطة الاندماج، يتعين على الشركة تزويد الموظف الجديد بأهداف واضحة قصيرة ومتوسطة وطويلة الأجل.

وبالتسلح بهذه التعليمات، لا يضيع الموظف الجديد ولا يشك في فائدته داخل الفريق. كما أن تعيين مرشد هو أيضًا إجراء إيجابي يشجع الموظفين على إيجاد مكانهم داخل الشركة.

فرص التعلم للموظفين الجدد

يوفر الاندماج الفعال للموظفين الجدد العديد من فرص التعلم. تقضي الشركة عدة أسابيع في تدريب وإعلام الموظفين لإعطائهم الوقت الكافي للتعرف على بيئتهم الجديدة والقواعد المعمول بها.

حتى أن بعض المنظمات تمنح المجندين وقتًا غير منظم (خارج التدريب) يمكنهم استخدامه لزيادة معرفتهم من خلال التوثيق (قراءة الملاحظات والوثائق المقدمة من الرؤساء) واستكشاف مكان عملهم الجديد.

كل هذه الفرص الممنوحة للموظفين الجدد تسمح لهم بمعرفة المزيد عن سير العمل في المؤسسة، وإيجاد اتجاهاتهم، والاستعداد للتعامل مع المشاريع بفعالية.

ما أهمية التأهيل في التوظيف؟

في حين أن مفهوم التأهيل يؤثر على جميع أنشطة الشركة، إلا أن فوائده بلا شك تظهر بشكل أكبر في عملية التوظيف.

في الواقع، يعتبرها البعض المرحلة الأخيرة من هذه العملية، بينما يرى البعض الآخر أنها المرحلة الأولى. ويرى هذا الأخير أن الإدماج المناسب للموظفين الجدد أمر ضروري للبحث عن مواهب جديدة.

تقليل معدل دوران الموظفين

أظهر استطلاع أجرته شركة روبرت هاف أن واحدًا من كل اثنين من الموظفين يفكر في الاستقالة خلال الشهر الأول من العمل. ومن بين الأسباب المذكورة لهذا الشعور هو سوء الترحيب، مما يؤدي إلى فقدان الثقة ومن ثم الاستقالة.

وهذا وضع غير مواتٍ لأنه مكلف للشركة. من المهم معرفة أن استبدال الموظفين، خاصةً خارج نطاق التوظيف التقليدي، يكلف ما بين 30% و400% من الراتب السنوي. من خلال التأهيل، تقلل الشركات من معدل الدوران من خلال تحسين الترحيب بالموظفين الجدد.

ويستخدمون رسائل ترحيبية وجداول زمنية معدة بدقة لتوجيههم خلال الأسابيع الأولى، بالإضافة إلى دورات تدريبية لمساعدتهم على التعرف على بيئة العمل، وما إلى ذلك.

يكشف عن العلامة التجارية لصاحب العمل في الشركة

في هذا السياق، لا تؤخذ العلامة التجارية لصاحب العمل بمعناها الخاص بصورة العلامة التجارية. فهي تشير إلى مجموعة المهام والقيم التي تروج لها المؤسسة. ويجب أن تكون سمات الهوية هذه متكاملة من قبل جميع الموظفين.

تتضمن رحلة اندماج الموظفين الكشف عن العلامة التجارية لصاحب العمل في المؤسسة للمواهب الجديدة. ومع ذلك، من المهم ألا يلاحظوا وجود فجوة كبيرة بين المعلومات التي يتلقونها أثناء المقابلة وبعد التوظيف.

وعلاوة على ذلك، ينبغي ألا تقتصر خطة الدمج على توزيع وثيقة تتضمن العلامة التجارية لصاحب العمل. بل ينبغي تصميمها بحيث تؤدي جميع الجهات الفاعلة أدوارها وتظهر مشاركتها بفعالية في خلق صورة العلامة التجارية.

تعزيز الإنتاجية

في خطة التهيئة الجيدة، تخطط الشركة لتزويد الموظفين الجدد بجميع أدوات العمل الضرورية في الأيام الأولى. فهي تهيئ البيئة من خلال إتاحة المعلومات والأدوات العملية.

هذا النهج يقضي على ضياع الوقت، وقبل كل شيء، يعزز إنتاجية الموظف الجديد.

يمكن للموظف الجديد التركيز على الفور على المهام ذات القيمة العالية الموكلة إليه بناءً على منصبه. سيكونون جاهزين للعمل منذ البداية. وهذا عامل أداء حقيقي للشركة التي تبدأ في رؤية العوائد من بداية التوظيف.

يحسن المشاركة والاستبقاء

يلتزم الموظف المتحمس والسعيد بشركته. عندما يكون الاندماج في الشركة ناجحًا، يطمئن الموظفون الجدد في قرارهم ويعرفون أنهم اتخذوا القرار الصحيح. يجب القول أنه في كل الأشياء، تكون اللحظات الأولى مؤثرة للغاية.

تقع على عاتق الشركة مسؤولية توقع رحلة اندماج الموظفين، وجعلها جذابة وجاذبة لكسب مشاركة موظفيها والاحتفاظ بهم. ولهذا السبب يقول بعض المتخصصين إن عملية التأهيل والاندماج مرتبطة ببعضها البعض.

وعلى الرغم من أن هذا الأخير يتعلق بالموظفين المغادرين، إلا أنه لا ينبغي أن ننسى أنهم كانوا في يوم من الأيام موظفين جدد. فإذا كانوا جزءاً من برنامج الاندماج، فمن المرجح أن يسهل شعورهم المكتسب من المشاركة والاحتفاظ بهم مغادرتهم، وهو ما يحدث غالباً في أفضل الظروف.

التأثير الإيجابي على قسم الموارد البشرية

يتأثر قسم الموارد البشرية بشكل كبير بتنفيذ خطة دمج الموظفين الجدد. خطوات التنفيذ، والمهام الإدارية، والبرمجيات والأدوات المستخدمة، كل هذا ينشط عمل الموارد البشرية.

وعلاوة على ذلك، فإن عملية التأهيل تعزز فرق العمل وتمنح القسم بأكمله الفرصة لاستدعاء عدد من الأمور وتصحيحها. تتم مراجعة الرؤية وصورة العلامة التجارية والقيم والأهداف، مما يسهل تحسين إدارة المواهب في الشركة.

تصبح الموارد البشرية أكثر مهارة في نقاط معينة، مثل تنظيم الدورات التدريبية والترقيات الداخلية وتماسك الفريق وما إلى ذلك.

كيفية إعداد عملية التكامل على متن الطائرة:

هناك العديد من الخطوات المهمة التي يجب اتباعها لإعداد عملية التأهيل في الشركة. يجب أن يبدأ قسم الموارد البشرية في وقت مبكر جداً لضمان فعالية كل خطوة.

اختيار برنامج موارد بشرية للتكامل

وقد تم تصميم العديد من برامج الدمج لتزويد المواهب الجديدة بتجربة محسنة مع تسهيل عمل الموارد البشرية في الوقت نفسه.

لاحظت إدارات الموارد البشرية في العديد من الشركات أن اعتماد طريقة التكامل الآلي يسمح لها بتركيز العناصر المهمة، وإبقاء الأهداف في مرمى البصر، وفوق كل ذلك، توفير الوقت.

ولتحقيق النجاح في اختيار أفضل برمجيات التأهيل، يوصى بتحديد أهداف النهج بوضوح بناءً على واقع الشركة ومتطلبات الوظيفة ونوع المواهب التي يتم توظيفها.

اختر مدة التأهيل

بشكل عام، تعتمد مدة عملية الاندماج على كل منظمة. ومع ذلك، من الضروري تخصيص وقت كافٍ لخطوات مثل الأعمال الورقية، والتعريف ببيئة العمل، والدورات التدريبية، وفترة التوجيه.

كحد أدنى، ينبغي أن يمتد إدماج الموظفين الجدد طوال فترة الاختبار. ومع ذلك، يفضل تحديد مدة تتراوح بين 6 أشهر وسنة. وقد أظهرت العديد من الدراسات أن الشركات التي تستغرق فترة الاندماج سنة كاملة تحقق نتائج أكثر أهمية.

هيكلة عملية ما قبل الاندماج

فترة ما قبل الاندماج هي الفترة ما بين قبول عرض العمل وتاريخ بدء الموظف العمل. يجب أن تستغل الموارد البشرية هذا الوقت لإكمال المهام اللازمة للترحيب بالموظف الجديد.

للقيام بذلك، يجب عليهم استخدام أدوات مثل قائمة التحقق من الاندماج. وهذا مفيد جداً عند تعيين المهام للموظف الجديد، بدءاً من اليوم الأول.

أثناء فترة ما قبل الاندماج، من الضروري توصيل بعض التعليمات المتعلقة باليوم الأول إلى الموظف المستقبلي لمساعدته على الاستعداد.

يمكن لمدير الموارد البشرية، على سبيل المثال، إنشاء بريد إلكتروني منسق مسبقاً وموجز يحتوي على تفاصيل الاتصال والتواريخ والأوقات والأماكن، بالإضافة إلى التعليمات اللازمة بشأن السلوك وقواعد اللباس.

إن تلقي مثل هذا البريد الإلكتروني قبل اليوم الأول يمنح الموظفين المستقبليين الوقت الكافي لاكتشاف المهام التي سيتم تنفيذها وطرح الأسئلة.

تنظيم اليوم الأول للموظف

نظرًا لأن معظم المهام الإدارية اللازمة لتثبيت الموظف الجديد ستكون قد اكتملت خلال فترة ما قبل الاندماج، سيحتاج المدير وفريقه فقط إلى تنظيم اليوم الأول الذي يتضمن عناصر الاسترخاء والمرح.

يوصى بإعداد حزمة ترحيبية تحتوي على بعض المعلومات عن سياسات الشركة ومزايا الوظيفة وإجراءاتها وتوقعات التكنولوجيا وما إلى ذلك.

كما أنها فكرة ممتازة لتنظيم جولة في المبنى، وتعريف الموظف بالموظفين الرئيسيين، وتزويده برموز الدخول، وإعداد محطة العمل الخاصة به، وما إلى ذلك.

تحديد الدور وأهداف العمل بوضوح

يجب تخصيص الأسبوع الأول لنقل التوقعات الوظيفية وتفاصيلها، وأهداف الأداء، ومؤشرات المراقبة، وثقافة العمل. وينبغي تهيئة بيئة مواتية لإبداء الملاحظات، مما يسمح للموظفين بالتعبير عن مخاوفهم.

يجب أن تكون الأهداف محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات صلة ومحددة زمنيًا. يجب تقديم ثقافة العمل بوضوح وتنفيذها من قبل جميع موظفي الشركة.

عندما يتم اتباع كل خطوة من خطوات التأهيل بدقة، فإن ذلك يسهل عملية الاندماج ويحسن المشاركة ويحافظ على الموظفين. كما يجب أن تكون هذه الخطوات مصحوبة بفحوصات منتظمة لإجراء التحسينات والتعديلات حسب الحاجة.

كيف تنجح في عملية التأهيل؟

يمكن لجميع الشركات تنفيذ خطة التأهيل، ولكن لا تنجح جميعها في ذلك. ويعتمد نجاح هذا النهج على بعض العناصر الحاسمة التي تصنع الفارق.

الاستعداد بشكل صحيح للاندماج

يسمح الإعداد المدروس جيدًا لقسم الموارد البشرية بتنفيذ الخطوات الموضحة أعلاه بفعالية.

على سبيل المثال، كشفت دراسة استقصائية أن العديد من الموظفين الذين أعربوا عن تقديرهم للترحيب في اليوم الأول ما زالوا يشتكون من الارتباك وسوء التنظيم الذي بدا سائداً. وما كان للإعداد الجيد أن يترك هذا الطعم.

التواصل المستمر مع المجند

التواصل هو أساس الاندماج الناجح. ويجب أن يكون حاضراً ووثيق الصلة طوال العملية.

يكمن الخطر في التوقف عن التواصل عندما يُفترض أن المجند قد فهم كل شيء. ومع ذلك، هناك خطر أن يعيدوا النظر في موقفهم أو يشعروا بالإهمال أو حتى يقرروا الاستقالة.

تعيين مرشد للموظف الجديد

سرعان ما أدركت الشركات التي اعتمدت التوجيه أن هذا النهج فعال في كسب ثقة الموظفين.

يشعرون براحة أكبر عندما يكون لديهم نقطة اتصال واحدة ترافقهم أثناء الاندماج. فهم أكثر استعداداً لطرح الأسئلة ومشاركة مشاعرهم.

مراقبة العملية بانتظام

نظرًا لتعقيد عملية التأهيل ومدتها، لا يمكن أن تكون فعالة دون مراقبة منتظمة. لذلك يوصى بجدولة اجتماعات متكررة مع المجندين الجدد لتتبع تقدمهم وجمع آرائهم وتعديل النهج حسب الحاجة.

خلال هذه الاجتماعات، قد يدرك المدير أنه يجب تمديد فترة الاندماج.

وعموماً، لكي تنجح في عملية التأهيل، يجب أن تستعد جيداً وتشجع على الاستماع والتغذية الراجعة. لهذا السبب يمكن للشركات التي تتبنى الإدارة التشاركية أن تنفذ بسهولة عملية دمج تفي بوعودها.

التهيئة: الوجبات الرئيسية

باختصار، التهيئة هي عملية دمج الموظفين الجدد في المؤسسة. وهي تبدأ مباشرةً بعد قبول الوظيفة ويمكن أن تستمر لمدة تصل إلى عام، اعتماداً على الشركة أو الموظف.

لتنفيذ خطة تكامل ذات صلة وفعالة، من المهم أن:

• قم بإعداد خطة عمل على شكل قائمة مرجعية;
• تحديد الجوانب العملية واللوجستية للنهج;
• تواصل باستمرار مع المجند;
• نظّم عملية الوصول والترحيب بشكل لائق;
• تقديم دعم عالي الجودة;
• ضع أهدافًا واضحة لتجنب أي لبس في المهام المطلوب تنفيذها.

وبالتالي، يمكن للشركة أن تتوقع مستوى معيناً من المشاركة والولاء من موظفيها الجدد. ويمكنها أن تحسن معدلات الاحتفاظ بالموظفين وتقلل بشكل خاص من الاستقالات المبكرة التي تكلفها أموالاً.

عملية التأهيل هي عملية أثبتت جدواها بالفعل في اعتماد عملية توظيف 2.0 في جميع الشركات التي قررت تغيير أو تعديل ممارساتها.