7 façons d’optimiser (comme jamais) l’intégration de vos collaborateurs !

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Tout le monde SAIT aujourd’hui que l’intégration est un moment clé dans la vie de chaque nouveau collaborateur. En effet, la qualité d’un recrutement ne tient pas seulement à la capacité des recruteurs à identifier le « bon candidat » mais aussi à l’aptitude qu’a l’organisation toute entière (en commençant par le manager du nouveau !) à accompagner celui-ci dans les premiers temps de sa prise de fonction.

Pour faire simple, l’intégration et la façon dont celle-ci se déroule va être déterminante sur :

  • le « time to perform », c’est à dire le temps qui sera nécessaire à la personne pour maîtriser parfaitement les compétences, les savoirs et les savoir-faire dont elle a besoin pour obtenir du résultat.
  • la durée de vie dans le poste, c’est à dire le temps que la personne passera dans l’entreprise. De nombreuses enquêtes ont d’ailleurs pu mettre en évidence le fait qu’une mauvaise intégration précipite surtout le départ des meilleurs éléments.

Vous souhaitez mettre toutes les chances de votre côté pour faire partir la coopération avec le nouveau du bon pied ? Voici 7 façons d’optimiser la qualité de l’expérience de (chacun de) vos nouveaux collaborateurs !

#1 – Considérez le nouveau comme le Messie…

Si le Messie débarquait sur Terre, pensez-vous qu’il serait accueilli avec une tape sur le dos, un badge qui fonctionne à moitié et un ordi sur lequel les 3/4 de ses logiciels préférés ne seraient pas installés ? Non, bien évidemment. Cela peut sembler être le b.a.-ba, mais il est plus que fréquent de voir des nouveaux débarquer au sein de leur (nouvelle) entreprise sans avoir tout en main pour commencer à bosser « là tout de suite ». Le risque ? Qu’ils ne se sentent pas vraiment attendus. Et de « pas attendu » à « pas désiré », il n’y a parfois pas loin dans la tête de certains. De la même façon, présentez le… et pas seulement aux 3 gus qui travailleront sur le même bench que lui. Faites lui faire un tour, faites le rencontrer les personnes avec lesquelles il sera amené à bosser au quotidien mais aussi celles et ceux qu’il côtoiera (plus ou moins) régulièrement.

#2 – Fixez-lui des objectifs… quoi qu’il arrive.      

Là, je vous vois venir… « Et s’il n’est pas commercial ? » Et bien s’il n’est pas commercial, débrouillez-vous pour lui assigner des objectifs quand même ! A partir du moment où vous faites un chèque à un être humain qui a signé pour bosser chez vous, il est naturel que vous attendiez un résultat en contrepartie. Et ce résultat, ce n’est pas seulement qu’il accepte de scotcher 7 heures par jour sur sa chaise. Et puis les objectifs, c’est (aussi) ce qui rend l’impact de chacun plus concret, plus visible. C’est ce qui permet de se dire « Oui je suis dans les clous » ou « Non, je n’y suis pas encore / pas tout à fait ». Traînez un peu sur Internet, pour chaque fonction, pour chaque poste, pour chaque secteur d’activité, vous trouverez des exemples de KPI (Key Performance Index) directement applicables.

#3 – Fournissez-lui du feedback en temps réel.

Saviez-vous que seules 53% des entreprises effectuaient des rapports réguliers sur la performance des nouveaux entrants ? A quoi bon fixer des objectifs au petit nouveau si c’est pour le laisser dériver sans même lui fournir un seul retour sur les résultats qu’il délivre ?!?? Plus vous donnez les moyens à vos collaborateurs de savoir où ils en sont vis-à-vis de leurs objectifs, plus vous multipliez les probabilités qu’ils soient effectivement dans les clous. La meilleure façon de procéder ? Faites en sortes qu’ils aient les moyens d’avoir ce retour par eux-mêmes ! Aujourd’hui de très bons logiciels de gestion de la performance savent faire ça !

#4 – Regardez les yeux lui sortir de la tête !

On considère souvent que les rapports d’étonnement sont un moyen efficace de bénéficier du regard (encore un peu) vierge du nouveau pour obtenir des insights concernant les choses à faire changer, les processus à optimiser, les améliorations de toute sorte à apporter… Mais avez-vous bien à l’esprit qu’ils sont également un formidable moyen de témoigner au nouveau l’intérêt que vous lui portez ? En mettant en place ce type de pratique vous lui faites passer le message suivant : « ton avis compte, ton point de vue nous intéresse. Nous considérons que tu as des choses passionnantes à nous raconter et nous te demandons de nous en faire part. » Alors même si vous considérez que tout roule chez vous, ne faites pas pour autant l’impasse sur les rapports d’étonnement !

#5 – Prenez la température… de toutes parts !

L’intégration, bien évidemment, c’est le nouveau qui la vit. Mais ce sont également celles et ceux qui coopèrent avec lui au quotidien. Pourquoi ne pas mettre en place un processus formalisé permettant d’identifier avec la plus haute précision la façon dont l’intégration du nouveau se déroule ? Les enquêtes d’intégration en mode cross feedback permettent d’obtenir une information à la fois ultra ciblée et terriblement opérationnelle. Le principe ? Interrogez le nouveau sur la façon dont il perçoit son intégration en veillant à passer en revue tous les éléments susceptibles de jouer sur son succès au sein de la boite. Dans un second temps, sollicitez son manager, quelques uns des membres de son équipe et (s’il manage) les personnes qu’il encadre en direct. La confrontation des résultats permet de savoir précisément quels sont les comportements gagnants qu’il adopte… mais aussi ceux qui restent à perfectionner ou carrément à revoir. Pour un exemple d’enquête d’intégration, suivez ce lien : http://corporate.assessfirst.com/produits-et-services/enquete-dintegration/

#6 – Mettez des plans d’actions en place.

Les enquêtes d’intégration ne sont pas (seulement) faites pour donner de beaux graphiques destinés à jaunir dans le fond d’un tiroir… Une fois les résultats obtenus, servez-vous en pour mesurer les écarts de perception entre les uns et les autres et fixer (avec les intéressés) des plans d’action de façon à leur permettre de progresser pour de bon. Ces plans doivent détailler les actions très précises à mettre en œuvre et aussi avec qui les mettre en œuvre. En effet, il est fort probable que le nouveau fasse déjà certaines choses dans le bon sens… mais surtout avec certains types d’interlocuteurs (et pas d’autres). Dans ce cas, invitez le à réfléchir sur ce qu’il fait déjà de bien et à la façon dont il pourrait le transposer avec les personnes qui lui ont signifié un ou plusieurs points d’amélioration !

#7 – Assurez le suivi

Si seulement la moitié des entreprises assurent le suivi des objectifs et des plans de développement de leurs employés, les organisations qui le font voient la productivité de leurs effectifs augmenter de 71% en moyenne ! Conclusion ? Ne considérez pas simplement l’intégration de vos collaborateurs comme un « temps bien défini » mais plutôt comme un « processus au long cours ». L’intégration se joue sur la durée, pas une fois pour toute. Elle nécessite de monitorer en permanence les comportements présentés par le nouveau ainsi que les premiers résultats qu’il délivre (ou ne délivre pas). Et lorsque vous définissez des plans d’action sur la base des informations collectées, veillez à suivre attentivement la bonne exécution de ceux-ci.

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David BERNARD